[Manifestation] Créer l'évènement en Ile-de-France

[Sakartoune]

Bonjour à tous,

Voilà maintenant 2 ans que je suis sur l'Ile-de-France et j'avoue avoir été surpris de ne pas y voir un évènement à la hauteur de la région. je m'explique :
Durant l'année, on voit passer pas mal de rassemblements :

Montrouge
Sartrouville
GD
Open ravage
Tournois

Ils sont tous fort sympathiques, j'apprécie énormément de m'y rendre, mais je pense que la région parisienne pourrait offrir quelque chose de plus grand.

Ce que je souhaite donc accomplir c'est un rassemblement "général" de l'Ile-de-France" Un évènement qui pourrait vraiment aider le hobby à se développer.

Les idées sont :

- De monter une association de châpeautage du projet qui soit indépendante des autres associations. Elle doit être exclusive à ce projet.
- De contacter les associations de la région et de les inviter à prendre part à se projet. Chacune devant prévoir une animation.
- De trouver une ville qui puisse accueillir ce projet et le voir évoluer (s'aggrandir)

Les objectifs :

- Proposer, dans un premier temps, un forum de la figurine où l'on pourrait en voir tous les aspects ( Sculpture, peinture, jeux. Historique, fnatastique, science-fiction, décor trains...)
- Un évènement proposant vraiment une interaction avec le public (Initiation, tournois, campagnes, concours, jeux débiles...)
- Une amélioration de la vision des gens de notre hobby.

[font="Arial Black"][size="5"]ETAPE 1[/size][/font]

Il me faut donc une équipe de personnes motivées et prêtes à investir du temps sur la durée. En effet, ce genre d'évènement ne se monte pas en deux jours, mais plutôt en deux ans minimum.

Pour cela, envoyez moi vos candidature par MP;
Il me faut :

Lieu de résidence (la ville me suffit)et que cela soit en Ile-de-France (pour le moment, on pourra envisager une modification pour de futures versions).
La ou les association(s) dont vous dépendez.
Le(s) projet(s) auxquels vous avez déjà participé.
Votre disponibilité actuelle et ce qu'elle pourrait devenir sous deux ans.
Vos motivations.


Je pense que ce projet mérite de voir le jour. Il sera un parfait contrepoids au rassemblement purement commercial qu'est le GD.
Ce projet n'en est qu'à son ébauche, donc n'hésitez pas à laisser vos suggestions, critiques et autre commentaires, je passerais régulièrement (au moins une fois par jour) pour répondre.

Sak' Modifié le 24 juin 2011 par Sakartoune

[Abhorach]

Comme tous les évènements importants voulant être en IDF, le plus gros problème, c'est le financement pour obtenir une salle...

Abho'

[jehan de la tour]

Bonjour,

100% pour un tel projet. La RP est potentiellement un poids super lourd, ce qui si l'on arrive à mener ton projet à terme permettra au hobby de s'en porter mieux.

En élargissant un peu comme tu le fait, une interconnexion permet de codynamiser les différents univers/mondes.

Un forum en solo, hmmm, pas trop fan car le WARFO a le mérite d'être connu et reconnu. En plus tu as sous la main des gens qui seront prêt s'investir.

Je peux t'apporter mon soutien, et la création d'une super structure (genre fédération) a déjà été envisagée, et a suscité pas mal de remous à l'époque. Mais pour moi cela reste le passage obligé pour lancer un tel événement.

Maintenant :
- Lieu ?
- Finances ?
- Partenaires (là c'est un peu moins compliqué) ? (étendre pourquoi pas à des clubs/voir des commerces...)
- Réglement ?

Voilà pour le moment

[Sakartoune]

Quand je parlais d'un Forum, je parlais de la manifestation, non d'un truc internet.

Pour tes questions :

Le lieu va en grande partie dépendre de ce que pourront offrir les mairie, le mieux serait de faire une première tentative dans une salle des fête ou un gymnase, mais il faudrait avoir la possibilité de grandir. Donc à voir ce que le peut trouver dans la région. Ce projet serait au minimum pour dans 2 ans, ça laisse le temps de trouver des possibilités avec les mairies.

Les finances de départ : je compte sur la mairie, les différents sponsors que l'on pourra avoir (une banque, ...), je pensais aussi demander un coup de pouce aux association en mettant bien en avant que les bénéfices permettrons en premier lieu de les rembourser, puis d'économiser pour les années suivantes.

Partenaires :
- Les associations modélisme et figurine; pouvant être étendu aux jeux de plateaux si on arrive pas à remplir la salle, mais pour le moment je ne préférerais pas.
- Les fabricants, ils ont tout à gagner aussi dans ce genre de manifestation. C'est un moment parfait pour voir organiser des finales nationales.
- Les commerces pourront être présent, mais moyennant un apport (location d'un stand).
- Et ce que je pourrais avoir oublier (Mairie, services...)

Le règlement, viendra plus tard, il faut d'abord monter le projet et voir si on a du soutient ou si personne n'est intéressé. Une seule chose est déjà sûr : ENTREE GRATUITE, seule certaines activités seeront payantes (concours, tournois,...).

Sak'

[Arandir]

Les meilleurs sponsors possibles, hors GW seront AMHA les producteurs de gammes alternatives, trop heureux de disposer d'une vitrine comme celle-ci.

[Sakartoune]

Disons que le plus part du temps, pour les gamme alternatives, on obtient un sponsoring sous forme de produit. Cela nous intéressera dans la mise en place des lot, mais pour réserver une salle, ce n'et pas ce qu'il y a de mieux.

[nejih]

Personellement, je serai très heureux si une telle manifestation était mise en place, malgré cela je ne pense pouvoir vous offrir qu'un maigre soutien moral.
Je n'ai pas de connaissances particulière pouvant aider à la manoeuvre et mes projets personnels( prépa en particulier) ne s'accorderont à mon avis pas avec l'organisation d'un tel évènement.
MAIS, je soutien à 200% ce projet.

N.

[petit-dragon]

À priori je suis très pour ce genre d'évennement.

L'idée ce serait de mettre autant en valeur le jeu (en espérant que GW ne prenne pas une place supérieure aux autres jeux de figurines) que tout ce qui est modélisme ?

Il faut aussi prendre en compte que GW ne désirera probablement pas être présent officiellement et que seuls les éventuels revendeurs pourront présenter leurs produits (ce qui n'est peut être pas plus mal).

Par contre, si l'idée est effectivement de penser plus grand, pourquoi viser un gymnase ? Dans tes exemples tu cites Montrouge qui se déroule dans un gymnase.... Pourquoi ne pas penser à louer une salle à Paris même comme à la porte de Versailles ou d'autres lieux comme ceux où ont pu se dérouler le GD? Quitte à faire payer l'entrée de 5 ou 10 euros....

[Ashrael]

[quote name='petit-dragon' timestamp='1309016135' post='1942795']
Par contre, si l'idée est effectivement de penser plus grand, pourquoi viser un gymnase ? Pourquoi ne pas penser à louer une salle à Paris même comme à la porte de Versailles ou d'autres lieux comme ceux où ont pu se dérouler le GD? Quitte à faire payer l'entrée de 5 ou 10 euros....
[/quote]

Organiser un événement d'une telle ampleur et surtout louer un espace a la hauteur des ambitions requièrent des financements qu'un ticket d'entrée a 10 ou 15 euros ne peut suffire a alimenter. Il faut également des sponsors. Le risque est donc effectivement de proposer une offre similaire a ce qui existe déjà. Mais est-ce un mal ? Au pire, cela fait une manifestation et contribue a populariser le hobby a défaut d'en être l'ultime promoteur.

[petit-dragon]

J'en suis bien conscient, je soulignais juste que l'apport financier d'éventuels tickets d'entrée n'était pas à négliger, d'autant que je doute que cela fasse baisser le nombre de visiteurs...

[Sire_Lambert]

[quote]Pourquoi ne pas penser à louer une salle à Paris même comme à la porte de Versailles ou d'autres lieux comme ceux où ont pu se dérouler le GD?[/quote]
Heu... vous avez une idée du tarif de location de ce genre d'endroit ?

C'est une idée intéressante, mais mieux vaudrait commencer en effet dans un gymnase que vous pourriez vous faire prêter et voir comment cela se passe sur la première année, puis grandir petit à petit si la mayonnaise prend. Même Games Workshop a commencé petit pour son Games Day.

Sire Lambert

[jehan de la tour]

Bonsoir,
ne cherchons pas trop gros au depart.

Je rappelle qu'apres recherches les municipales sont prises deux a l'avance. Quant au cout je redis : 2500,00 euros de 8h a 17 h pour 200 m carre, sans table sans chaise. Pour les avoir il faut ajouter de l'argent.

Mais si l'on part vers l'est (Noisiel par ex) c'est moins cher.

[Arkaal]

Je ne sais pas pour une université à Paris mais en Suède les Universités prêtent facilement leurs locaux. La plus grande convention dure 5 jours dans les locaux de l'université. Bon c'est un truc de bien roder, mais c'est peut être une piste.

Après il faut voir aussi auprès des mairies "modernes" qui se bougent un peu point de vue associatif ou simplement culturel. Voir celle qui ont de véritables ludothèque voir si il y a un partenariat à faire etc...

Enfin, je dis ça, je n'ai jamais organisé quoi que ce soit...

[Crilest]

ALESIA pourrait aider.

Pas pour le gros de l'orga (on aura surement pas trop le temps), mais pour des aides ponctuelles ou conseils, ou même tenir un chti stand style GD.

A cote de ça, la mairie d'Antony va construire un nouveau complexe de salles polyvalentes (livré en été 2013), dont la grosse salle fera 700m² si je me plante pas (avec plein de salles de tailles normales à côté).
Bon, c'est juste une info comme ça, mais entre les mairies où certains clubs sont depuis un petit moment, ou comme le dit Arkaal des gymnases de Lycées ou ce genre de chose, il serait ptet possible de voir d'abord dans ce type de possibilités.

Pour les sponsos, j'ai aussi 2-3 aidées (en plus des revendeurs)

Sak', t'as mon mail tfacon .

[Diab']

Il existe un forum exclusivement pour la région parisienne surtout pour du Battle: http://fluff.bbfr.net/

Par contre, pour avoir participé à pas mal de convention/expo/tournoi et autres avec des jeux de plateaux, ben l'alchimie ne marche pas trop bien car ce sont des joueurs, pas des figurinistes. Je pense qu'une convention exclusivement tournée vers la figurine comme celle-ci: http://normandigurine.free.fr/
où les différents aspects de la figurine sont abordés (concours de peinture de figurine de collection en 120mm par exemple ou encore tournoi de figurines).
Il pourrait être intéressant d'élargir cet évènement à d'autres jeux que Battle (perso, je n'y joue plus de puis la V8 et ne suis pas le seul), que ce soit 40k ou d'autres jeux futuristes/fantastiques ou même historique, ce qui augmenterai le nombre de joueurs potentiels mais aussi de revendeurs (cf les convention comme celles de Clichy, le Kremelin Bicêtres...) qui parfois viennent de l'étranger.
Il y a aussi au dôme de Villebon une convention sur le train miniature mais où on peut aussi trouver pas mal de type de flocage (il y a trois ou quatre stands qui vendent exclusivement du flocage, plus d'une centaine de références!!!), de l'outillage très spécialisé (des limes diamants, des aérographes, des petites perceuses électriques, des loupes éclairantes permettant de peindre de très petits détails etc): http://www.forum-train.fr/forum/viewtopic.php?f=15&t=5278 (pour ma part, j'y vais tout les ans avec deux-trois copains du club pour faire le plein de flocage, pigments etc).

Diab' (de Burnoy)

[Arandir]

Et pourquoi ne pas excentrer la manif sur un département limitrophe (genre l'oise) : c'est pas trop loin de la RP (voir inclus dedans), les salles seront surement moins chère (mais c'est qu'une hypothèse), et il y a tous les moyens de transport

[capopik]

Hello;

J'ai un pote qui bosse dans l'evennementiel. Il en a organisé beaucoup, en général lié au monde de la moto et du cycle, mais a recement participé à l'orga du GD.

Une telle manifestation nécessite une salle prévue pour les manifestation.
Les mairies proposent des salles, mais souvent de taille réduite, et plus prévues pour des mariages ou autre.

Une salle de type parc floral est à un prix exhorbitant. Je demanderais à mon pote si tu veux, mais à l'epoque où il avait organisé un evennement de sa poche, je crois bien qu'il en avait eu pour plus de 50k€ pour le week end et le service d'ordre (tres minimaliste, 3-4 personnes complétées par des potes volontaires)

En général, des manifestations dans ce type de salles rentrent dans leurs frais de 3 manières (cumulables)
1- Sur la location de stands.
2- Sur les entrées.
3- Sur la vente de produits sur place.

Dans ton cas, on oublie le 3, mais c'est clairement un argument interressant pour attirer les fabriquants et les inciter à louer des emplacements.

Il resterait donc ces sources de rentrées, susceptibles de rembourser tout ou partie de la location de salle
- louer de la place aux associations pour qu'elles organisent des tournois ==> ces dernières se rembourseraient sur le prix des inscriptions. Mais du coup la location de l'emplacement serait à un prix qui AMHA est bien en deça de ce qu'il faut pour rembourser la location de la salle.

- louer des stands aux fabricants. C'est clairement le meilleur moyen de remboursement, mais il faut faire appelle à quelqu'un dont c'est le métier, au moins à titre officieux pour avoir une idée des prix qui se pratiquent et calculer la rentabilité. De plus, un bon communiquant arrivera plus facilement à louer des stands qu'un amateur... Un argument clef c'est l'experience de l'organisateur. Typiquement mon pote avait pu louer beaucoup de stands en jouant sur les contacts qu'il avait déjà pu avoir et sur le fait qu'il "montrait patte blanche" avec son CV.
Dans ton cas, prendre contact avec les organisateurs des grands evennements nationaux (y compris les evennements de type salon du jeux & modélisme à versailles) est sans doute le point de départ nécessaire.

- Vendre des tickets.
Pas besoin de faire des prix type GD, mais clairement, l'entrée libre ne me parait pas une super idée.
Une entrée à un prix modeste peut permettre d'etre un peu plus rentable, et de trouver quelques sponsors de mieux, meme modestes en proposant par exemple un prix préférentiel voire une entrée libre aux membres de club, assoc, ou aux abonnés de certaines revues liées au hobby.


Voilà, c'est quelques idées, qui presques toutes me viennent de mon pote qui bosse dans l'evennementiel, et avec qui d'ailleurs j'avais commencé les JDR et Battle il y a maintenant ...pfffff... 24 ans !!!


PS : en me relisant on pourrait croire que je fais de la pub pour mon pote... la flemme de me corriger, mais clairement non hein, d'autant qu'un projet de 2ans... il a un metier quoi Modifié le 28 juin 2011 par capopik

[Diab']

Déjà, je pense qu'il serait bon de commencer par le début à savoir exactement quel genre d'évènement va être fait, ça déterminera pas mal la taille de la salle, quoi autour, comme les stands de (re)vente, figurine ou buvette etc

pour info, à l'expo du modélisme, mon père, en tant qu'artisan de train miniature, il avait un stand: 6000F (donc 1000€) pour juste 2 entrées pour les exposants et une table et 2 chaises, sur un stand de 6m². L'électricité était en plus, les vitrines aussi, autrement dit, les artisans se faisaient assassiner alors que des associations avaient leurs stands gratos

pour la salle, le mieux est de voir une association qui peut avoir un gymnase gratuitement, ou pour une somme symbolique et cela payée par les entrées. si le prix des inscriptions au(x) tournoi(s) inclus la location de la salle, cela va être à un prix très élevé et il n'y aura personne ou presque ce qui n'est pas le but... mieux vaut faire payer, comme écrit plus haut, les gens qui se feront de l'argent avec cet évènement, c'est à dire les revendeurs et artisans, dans des proportions raisonnables

[Sakartoune]

Merci pour toutes ces propositions.

Alors, comme je vois les choses :

Pour le moment, impossible que cet évènement ai lieu dans paris, les prix de location de salle y sont trop élevés.
L'idée serait donc de se placer dans une ville pas trop loin (la structure pour 2013 à Antony me semble bien prometteuse); ensuite installer une association dédiée à cet évènement (pour la transparence des compte) et négocier avec la mairie pour au moins avoir une réduction sur la location de la salle.

Pour les rentrées d'argent, la buvette en sera une de tout premier ordre, mais pas exclusive, en effet je pensais faire payer les professionnels, mais quelque-chose de raisonnable. Je pensais aussi faire payer les assos, mais avec possibilité de retour sur investissement. Je m'explique; déjà, tout association qui participe devra présenter une animation; celle-ci pourra être payante ou non. Si l'animation est payante, 50% revient à l'asso organisatrice de l'activité, 50% au salon. A la fin du salon, les recettes seraient partagées comme telles: 50% pour le salon, 50% répartis équitablement entre les différentes associations. Ainsi, il y a des chances qu'à la fin de l'évènement les asso soient bénéficiaires. Ca semble complexe, mais ça ne l'est pas tant que ça.

Pour ce qui est de l'évènement en lui même, j'ai facilement la folie des grandeurs, mais en suit conscient. Je sais à quoi je veux aboutir d'ici quelques années : un salon vraiment unique qui verrait la figurine, le modélisme, et le jeu sous toutes ses coutures.
pour une première édition, c'est bien trop, pour le moment, je pense rester sur un format classique de convention. J'aurais envie de dire que la taille de la salle contraindra les activités, plus que l'inverse.

Quels sont vos avis?

Sak'

[Diab']

Pour le début, rien à redire sauf pour un point:
pour les rentrées d'argent, le plus simple est que tout soit pour l'association créés pour l'évènement, ça facilite la gestion du bousin ou alors, carrément indépendant, ça simplifie les jeux d'écritures et évite tout problèmes AMHA.

Pour l'ensemble du sujet, c'est beaucoup trop ambitieux, ça reprend aussi ce qui se faisait en grande partie au salon de la maquette avec la partie jeux, c'était, AMHA, nul, on n'y trouvait pas notre compte. les personnes qui font du modélisme ne font pas forcément de la figurine ni encore moins du jeu, ce sont des populations très différentes! un autre évènement qui réunissait plusieurs discipline, c'était le festival Trolls & Légendes http://www.trolls-et-legendes.be/ avec tout ce qui tourne autour de la fantasy (littérature, musique, costumes, jeux etc).

Si cet évènement se fait comme une concurrence avec le salon du modélisme, c'est se tirer une balle dans le pied, si tu fais comme à Trolls & légendes, faut le faire l'année où ils ne le font pas (ils le font un an sur deux et la prochaine édition est en 2013) pour ne pas se faire concurrence voir profiter de leur expérience pour faire un "trolls & Légendes Parisiens". Sinon, trouver un créneau plus différent (comme la figurine en général, y'a déjà pas mal matière)

ps: si tu veux qu'on en discute de vive voix, je suis de Brunoy mais on peut aussi en discuter par téléphone, ça fait un moment que je navigue dans ce milieu mais aussi un peu dans les domaines proches

[Sakartoune]

Alors, quand je parle de modélisme, bien entendu, je ne parle pas de bateaux, et autres voitures radio commandés, mais plutôt la partie décor.
Effectivement, je n'ai aucune ambition de concurrencer le salon du modélisme qui est bien sympathique, mais ne nous concerne que peut (quelques produits type flocage.)

Pour troll et légendes je n'ai encore jamais pu m'y rendre, donc je vais regarder ça de près sur leur site, mais il semble évident que, même si on tombe la même année (rien n'est moins sûr), il faut absolument qu'il y ait un délais entre les deux manifestations.

Pour le moment, je vais tenter d'avoir des tournois, des initiations, des master classes et un concours de peinture. C'est très classique comme forme, mais pour une première, ça devrait permettre de bien se lancer.

[Gikimili]

Pour ma part, ce type de projet peut être vraiment intéressant.

Mais comme il a déjà été dit il faut trouver une salle (de plus il faut qu'elle soit facilement accessible. Le problème de l'oise, le département ne fait pas parties des zones transilien et donc le prix du billet :s)

De plus pour ce genre de manifestation il doit y avoir plusieurs facteur à prendre en compte:

-Avant de trouver le lieux, je pense qu'il faut d'abord trouver des fonds, et entreprises participantes.

-la sécurité : Pour ce genre de manifestation, il y a généralement besoin d'agent de sécurité.

-le prix : Entrée gratuite pour un début ne permettra pas à mon avis de rendre rentable le salon.

-la date : Si la manifestation à lieux au même moment qu'une autre grande manifestation, où en période creuse sa risque de faire un bide.

-La communication est un facteur important.


Et surtout savoir ce qu'il y aura dans le salon, expo/concours/ect...

Le côté administratif pour ma part est le plus gros des obstacles qui permet de voir si ce projet est viable.

Cordialement
(p.s: désoler si c'est pas très clair, la fatigue )

[Sanguo]

Bonjour,

J'arrive un peu après les premiers échanges mais je me permets mes deux remarques :

1) L’évènement que tu décris ressemble furieusement à celui de Sartrouville en tout cas pour les ed 2009 et 2010 puisque je n'ai pu me rendre à la dernière,
2) J'ai déjà monté un salon/événement jeu avec de la vente de surface qui a été un échec. Les éditeurs n'ont pas de budget pour de l'achat de surface. Même GW qui est le plus gros avait quitté le salon de la maquette et des jeux il y a une quinzaine d'année. Donc seul la salle prêtée par une municipalité fonctionne. J'ai déjà travaillé avec la ville d'Antony et même si la ville portait le projet, le résultat n'a pas convaincu de la nécéssité d'une seconde édition.

D'un autre côté CFJ sera toujours là pour soutenir des porteurs de projets. En son temps nous avions participé au Fluff.

Sanguo Modifié le 28 juin 2011 par Sanguo