Créer un club

[Dranok]

Hello, il me semble que cette section est bien celle où devrait être ce post, par contre si un mod' trouve un autre lieu adapté, je l'encourage à bien vouloir rectifier le tir .

Rentrons maintenant dans le vif du sujet:

J'aimerais essayer de lancer un petit club de modélisme autour de notre saint hobby des figurines (donc surtout autour des figouz GW à priori).

J'ai appeler dans un premier temps les trolls de chez GW pour savoir si on pouvait avoir des aides en tant que club de la part de GW comme on fait la promotion de leurs produits, et celui-ci m'as dit qu'on avait effectivement d'avoir notre adresse à la fin du WD! Trop bien! [...]

Je me suis renseigner avec le groupe d'associations de mon village qui est partant pour soutenir ce projet. Pour le moment, vu la taille de notre village le club serait constitué d'environ 5personnes pour le moment 10maxi, avec surement possibilité de s'agrandir aux autres villes du coin si ça se fait connaitre au cours de l'année.
Donc le club n'as d'énorme ambition pour le moment et ne vise en aucun cas à faire de la concurrence aux autres clubs.
Mais habitant dans un coin paumé, il est dur de rejoindre un club/centre hobby sans faire une heure de route minimum, ainsi je pense qu'il trouvera son utilité, aussi modeste qu'il sera.

Je sollicite votre aide pour profiter de vos conseils/expériences pour monter un club et crée un projet ficeler. En effet je n'ai moi même jamais fait partis d'un club de modélisme, donc je suis preneur de toutes remarques/conseils.


Malgré que je me doute que tout le monde me conseillera le contraire, le groupe comportera surement des gniards, des petits jeunôts, cependant ils sont essentiel à la création du club si on veut être plus de 3joueurs...
De plus, même si ce ne sont pas les êtres les plus intéressant du monde, l'avenir de notre hobby dépend de la formation que nous donnerons à sa jeunesse! Et pis le club viserait une convivialité presque familiale par son nombre qui sera surement réduit.



[b][u]Les différents objectifs du club seraient:[/u][/b]

-Se retrouver en communauté une fois toutes les semaines ou toutes les deux semaines (j'ai négocier une salle sur les dispos c'est bon...)

-Partager l'avancé et les techniques de chacun et s'entraider, parler de nos projets entre nous.

-Permettre à chacun de faire ce qu'il veut plus ou moins à chaque session: si il veut peindre il vient peindre, si il à envie d'avancer son décors/diapo de ouf du moment avec les conseils des autres il ramène son matos, ou si il veut jouer il ramène son armée et préviens les autres via un groupe FB ou n'importe quelle autre plate-forme de communication.

-Le club à donc plus une fonction de rassembler les hobbyistes du coin que de suivre un seul but unique (obligation de jouer, t'as pas le droit de peindre, pis ton armée de bretonniens elle a des poneys qui sentent mauvais...)

-Le club vise donc toutes les facettes de notre hobby!



[b][u]Les différents achats/projets envisagé:[/u][/b]

-De quoi faire la base du modélisme dans le club, donc acheter un kit de modélisme de base ou le genre d'achat basique : un couteau pour ébarbé sur place, une perceuse à main, le pot de peinture que tout le monde utilise... Si au départ chacun doit ramener son matos selon ce qu'il veut faire (comme en centre hobby), un des objectifs serait sur le long terme de faire l'acquisition de l'intégralité du matérielle "de base" pour éviter que chacun ramène déplace tout son atelier ou que les mêmes se voient vider leurs pots de peinture. Bien sûr on ne parle pas d'acheter toute la gamme de peinture, mais pourquoi pas quelques références universelles et bien sûr tout ce qui est colle/outils.

-Un des autres premiers investissement serait un tapis de bataille, ou un équivalent, un drap ou n'importe quoi pour que ceux qui veulent commencer a jouer dès l'ouverture peuvent le faire, quitte à prêter des décors perso le temps d'en récupérer.

-On arrive donc sur le point suivant, de quoi faire nous mêmes des sessions décors pour le club: achat de matériel basique donc (polystyrène, récupérer du carton, carte plastique, un kit de base de décors de GW?...). Pour les débuts, uniquement des décors réaliser nous même plutôt que le pré-construit GW, qui coûte trop chère... (peur de moyen au début du club, ou sinon les cratères lunaires qui se rentabilisent...)

-Le but étant de proposer aux clubs quelques décors pour jouer sur place, à adapter a ce que jouent les gens ou aux projets en cours. Et pourquoi pas même suivre les magnifiques tuto que nous fournis le blog de NevaR. Exemple: On fait une session thème autour du tuto d'un décors, et tout ceux qui veulent participer repartent à la fin avec leurs décors pour eux...

-Faire la promo de tout les aspects du hobby: PARTAGER, ça va par la nouvelle gamme de fig' qu'on à découverte, partage de site et bonne référence (comme le war-fo!), partage de connaissance/technique, des ragots, du dernier site à pas cher ou de la bonne affaire...
Bref, un moyen de former de façon efficace les consommateurs en hobbyiste avertis.

-Proposer des projets pour le club: Proposer des CDA, ou découverte d'un jeu spécialiste différent chaque année en achetant un starter box et récupérant les règles... (ou même si tout le monde joue a 40k, proposer une initiation battle en lançant une campagne interne articuler autour d'un genre de CDA, au niveau éclaireur pour commencer (100/200/300/500 points, puis pourquoi pas ensuite 750/1k et plus! Il en va de même avec le SDA. )
Mais à long terme ça sera surement aussi la construction d'une table pour le club une fois que celui aura assez de membre pour que la création soit rentable!

-Organiser donc des campagnes entre nous, cela peut donc passer par l'achat d'une extension à un jeu.

-Crée une bibliothèque pour le club: celle-ci évoluera avec nos projets et sur le temps, mais ce qui est visé est: Livre de règle, règle des projets en cours (donc achat d'une extension, ou imprimer les règles d'un jeu spécialiste... A court terme ça serait les livres de warhammer battle et 40k...) A priori cette phase se fera avec le début des projets via l'achat des starter box.

-Proposer aux gens de grouper leurs achats: Ainsi réduire les FDP/coûts, pour les sites de bitz/darksphere/hirst arts et autre joyeuseté du genre...



Pour commencer, je pense qu'on demandera qu'une faible cotisation pour acheter le stricte minimum, on peut avoir une aide financière de notre village, mais elle ne sera pas énorme et je préfère la solliciter le moins possible. Donc la plus part des projets seront voter entre nous et on essayera de lancer l'activité de façon là plus juste possible: chacun met un peu, le village complète et on récup' ainsi les starter box pour se lancer... Après chacun réalise son achat perso pour son armée, et le club vient faire l'acquisition du nécessaire pour le bon déroulement de l'activité en cours: couleurs/outils nécessaires, les règles de l'extension qu'il faut, etc... Je pense que de lui même le club finira par accumuler de quoi bien tourner au fil du temps!



Voilà, maintenant que j'ai fais la longue présentation du projet, je vous laisse commenter et y ajouter votre grain de sel qui est le bienvenue!

[Ragnar]

N'oublie pas le cadre juridique de l'association. Vous devez élire un bureau avec un président, un secrétaire et un trésorier et vous devrez tenir une assemblée générale au moins une fois par an. Vous devrez aussi déposer vos statuts en préfecture et ouvrir un compte en banque. Tout ca n'est pas gratuit et les premières recettes devront au moins couvrir ces frais.

Ensuite les premiers membres y seront souvent de leur poche car au début par définition vous n'aurez rien...à par ce que chacun possède déjà chez lui. Mais si déjà vous avez une salle, des tables et des placards pour ranger vous pouvez commencer vos activités.

Si déjà tu demandes 20€ à 10 membres comme cotiz la première année ca te fera 200€ pour débuter. Ensuite il faudrait que la ville couvre les frais de dépôts des statuts et d'ouverture du compte en banque.

[Dranok]

En fait, on crée pas vraiment un club dans le sens association.
L'association avec le compte en banque et les obligations légales existe déjà dans notre village, et cette association propose des activités, j'ai soumis cette proposition d'activité à l’association qui veut bien l'encadrer juridiquement, et lui prêter une salle/local et aide financière pour débuter...

De plus la salle et les placards (avec verrous s'il vous plait) son fournis gratuitement chaque année par notre mairie pour que l'association puisse faire vivre ses différentes activités proposés, dans l'intérêt communautaire de notre petit village .

Donc les tips/conseil que je cherche sont surtout sur l'aspect "pratique", et les trucs plus ou moins tout con à penser pour gérer le club et ses adhérant, les compromis entre faire la police et être trop laxiste pour garder une bonne ambiance...
Les erreurs à éviter etc...


[u]Edit:[/u] Il peut être cependant intéressant d'aborder aussi ces aspects juridiques et d'obligation, ça peut intéresser ou motiver certains lecteurs à suivre la voie après tout! Le hobby y gagnerait . Modifié le 28 juin 2011 par Dranok

[Crilest]

Si tu veux jeter un oeil à ce que l'on applique de par chez nous (clique sur tous les liens dans les topics il y a des infos partout ^^) :

[url="https://sites.google.com/site/associationalesia/informations"]https://sites.google...ia/informations[/url]

&

[url="http://warfoidf.forumperso.com/t802-informations-sur-alesia"]http://warfoidf.foru...ions-sur-alesia[/url]

Ca couvre en gros tous les aspects pratiques, à rajouter à ceci un exemple de session de jeu (avec sa gestion associée) : [url="http://warfoidf.forumperso.com/t1191-14-mai-session-17"]http://warfoidf.foru...-mai-session-17[/url]

Après, forcément, c'est au cas par cas, mais ceci est notre "ligne directrice".
Pour info, nos frais de gestion (assurance + frais de banques) s'élèvent à 240€ pour nous (Banque Postale + Matmut, et c'est dans les moins chers pour nos besoins).

On a mis en place ça depuis 2 ans que l'assoc existe, parfois un peu dans la précipitation avec rectification au cours du temps, mais ca tourne pas mal avec plus de 30 membres à l'heure actuelle.

Voilà, ca devrait t'aider un peu niveau lecture pour le début

EDIT/PS : Mais le plus important, c'est d'avoir un noyau durs de motivés autour de toi, sans ça, difficile de faire vraiment avancer les choses.

Si tu as des questions par la suite, n’hésite pas!

[Imrik]

[quote]EDIT/PS : Mais le plus important, c'est d'avoir un noyau durs de motivés autour de toi, sans ça, difficile de faire vraiment avancer les choses.[/quote]

Je ne peux qu'approuver Crilest : c'est le plus important. C'est la clé de voute qui fait qu'un club se développe ou à l'inverse dépérit.

[khalye]

Salut
Pour ma petite expérience d'association j'ai quelques petits conseils

Déjà le bureau est obligatoire: president, trésorier et secrétaire.
Par contre tu n'es pas obligé de distribuer les roles à 3 personnes différentes. Pour ma part j'étais trésorier et un pote Pres, pour le secrétaire on gérait ça à deux.

Pour le Pres je te conseil de mettre l'ancien du groupe qui fera le papa de tout ce petit monde surtout pour la création, ensuite glisser sur la personne la plus dynamique, qui hissera le club vers l'expension. Président c'est surtout des responsabilités sur tout ce qui touche l'association.
Pour le trésorier, il faut mettre la personne carrée qui gère bien son fric dans sa vie. J'ai vu des trésoriers prendre dans la caisse temporairement pour combler son découvert, et aussi des comptabilitées invisibles mais tout allait toujours bien...sauf qu'on avait jamais de fric.

Truc important le versement des cotis.... là j'adore. Pense à bien mettre la pression pour etre payé en début de saison. C'est bète mais y a pas mal de gens qui vont venir à l'oeil. Et l'excuse je te paye la semaine prochaine sans faute ... je l'adore aussi.

Bien qu'il y ai un bureau essaye d'impliquer chaque menbre dans la vie de l'assoce, il faut que tous les membres se sentent chez eux, donc toujours communiquer la moindres discussion, et voter toutes nouvelles amélioration. Une assoce est un regroupement de personnes donc il faut jouer à font.Si le bureau gère tout et seul ne t'étonne pas du manque d'implication des membres dans l'assoce.

Pour mettre un peu de liquidité dans les caisses tu peux organiser un petit bar avec des boissons, gateau, café....sans faire trop de marge tu assure un petit lieu de convivialité et en plus tu fais un peu d'argent qui te permettra d'agrémenter la vie du club. Fait quand même bien attention à la caisse, c'est facile d'oublier de payer....
Fait quand même attention à l'alcool tu n'as pas de licence 4 pour en vendre, et mef aux mineurs...

Sinon pour la vie du club il ne faut pas rentrer dans la monotonie, toujours apporter du dynamisme,de l'activité, un concours par ci, un tournoi par là. Donne de la vie et l'envie de venir à l'assoce.

Normalement dans une association tu as un règlement intérieur aussi... Bon ça c'est le coté lourd, mais au moins une fois qu'il est rédigé ca permet de mettre au clair les regles de vie en communauté, et aussi virer les gros lourds qui ne sont là que pour profiter et casser les pieds à tout le monde.

Pour conclure
Une assoce c'est vraiment géniale, mais il faut des bases solides: des membres fiables, un pres. qui gère la crise et des sous bien gérés,et surtout que de la bonne humeur. A ces conditions les gens seront heureux, le bouche à oreille fera le reste pour amener des membres

J'espère t'avoir aidé

[Dranok]

Merci des réponses! =)

Je me posais certaines questions de gestion simple du matérielle du club.
Si par exemple, pour se lancer dans une activité on achète une starter box pour avoir règle, gabarits etc à petit prix.
Que fait-on des figurines? Je m'explique, par exemple si tout le monde joue à W40k, je serais tenté tôt ou tard de lancer une initiation dans un autre jeu, WHB ou un spécialiste, cela passe souvent par un starter box. Le problème si on est 4/5 à se lancer dans un mini CDA autour de cette initiation au nouveau jeu, 2personnes pourront potentiellement être avantagé en aillant une belle armée bien fournis, alors que les autres devrons dépenser des bataillons...

Quelle direction suivre, proposer un bas prix des deux parties de la boite et premier arrivé premier servit?
Voir avant de se lancer qui veut quoi, acheter starter + bataillon, diviser le prix par nombre de tête (en mettant en vente les fig' excédantes des starter box si il faut?) de façon à se que chacun ai pour le même prix de quoi commencer, en réduisant les frais de chacun?
Les armées restent au club, on les peints pour le club ou les vends pour rembourser le club, le tout à un prix normal, si un membre saute sur l'affaire tant mieux, sinon, tant pis?
Ou s'arranger pour que ce soit les petits porte-monnaies qui en profitent?

Je serais moi même plutôt du genre à suivre la première solution... Mais je suis conscient que ça pourrais crée des conflits internes/malheureux?
Faut-il faire une lois au cas par cas (ce qui serait le plus juste) ou au contraire instaurer l'ordre via une charte sur ce genre de cas de figure qui trancherait donc court à tout conflit potentiel?

Mon autre question consiste pour la bibliothèque, si on commence un nouveau jeu, il y a un nouveau livre de règle à acheter, consultable à chaque séance du club (normal), cependant chacun devra le lire... Quelle politique quant aux prêts de livre? Je parle pour faire tourner, priorité aux joueurs motivés? Chacun son tours le garde 3/4jours? Mettre des sanctions si des gens "trainent" à les rendre?...


Enfin de manière général, faut-il plus résoudre les conflits en tant que président au cas par cas pour être le plus juste et que ça sois plus "fluide" ou "naturel", ou bien se référer à une charte pré-faite qui laisse aucun doute sur la manière dont se déroulera les règlements de conflits, qu'il n'y ait personne de surpris?...


Edit: Et d'une manière général, peut-on être laxiste sur les règlements et façon se faire ou il vaut mieux se cantonner à être intransigeant? Je me doute que la réponse est "ça dépend avec qui tu es", mais d'une manière générale le laxisme entraine le laxisme, et peux éveiller de mauvaise langue... D'un autre être intransigeant peu devenir "lourd", on vient pas au club pour jouer à la police. Modifié le 30 juin 2011 par Dranok

[Imrik]

A mon humble avis tu te prends trop la tête. C'est plus une question de feeling que quoi que ce soit d'autre.
Pas besoin d'être intransigeant, tu n'es pas une nounou. Ca viendra avec l'expérience. J'ai envie de dire que c'est comme tout ça s'apprend. Regroupe autour de toi tes amis, et ça sera tout de suite plus facile. Par contre je tient à nuancer cela :

[quote]Truc important le versement des cotis.... là j'adore. Pense à bien mettre la pression pour etre payé en début de saison. C'est bète mais y a pas mal de gens qui vont venir à l'oeil. Et l'excuse je te paye la semaine prochaine sans faute ... je l'adore aussi.[/quote]

Je ne pense pas qu'il faille mettre une pression à ce niveau. Il ne faut pas em******* les membres outre mesure. De toute façon n'importe quel membre attaché à l'asso paiera sa cotisation, pas besoin de faire du forcing à ce niveau.
De plus niveau expérience perso, laisse les gens venir un certains nombre de fois à l'asso avant de réclamer leur droits d'adhésion. Le temps qu'ils prennent leur repères et qu'ils fassent leur choix. Un truc que j'avais détesté pour certains clubs c'est : tu viens une et une seule fois et ensuite tu payes ta cotise pour revenir.

Sinon ce que dit Khalye est assez juste, j'approuve complètement. Pense aussi à créer un forum dédié, ça facilitera beaucoup la gestion du club et sa diffusion. Un moyen de faire de l'argent est de trouver un partenariat ou d'organiser des évènements (aussipetits soient-ils). Ca renfloue les finances du club et le font connaître.
Bonne continuation,
Imrik

Si Grimgor passe (notre président-dictateur ici au CVJF), il pourra sûrement te donner quelques conseils éclairés.

[khalye]

Réponse à Imrik
je ne parlais pas pour les nouveaux adhérents. En générale, il faut leur laisser max 3 mois d'essais, pour voir comment ça se passe et si ça leur plait. Ce jeu reste tout de même cher, et monopolise pas mal de temps pour la peinture. Ca peu vite décourager.
Donc je suis aussi pour la souplesse.
Par contre pour les vrais adhérents, faut pas non plus abuser. Ils seront bien content de profiter des moyens du club, et les cotis ne sont quand même pas très cher.

Pour ta création d'assoce, retreins toi au strict nécessaire.
Donc tu vas jouer avec qui dans un premier temps? Bin des gens qui ont déjà une armée, donc leur dex, donc leur livre de règle... Donc pour jouer tu as juste besoin de table de jeu, et de décors.

Ma table de jeu c'est deux planches achetées en magasin de brico, plus dessus un tapis de modelisme agrafé. Donc en tout et pour tout 40 euros
http://www.hobby-max.fr/cid_AFTA_tapis-et-table-de-jeu.html

Pour les décors rapides c'est un peu de temps, du carton des boites de conserves des pailles, un peu de polistyrene, des bombes de peintures, des rabiots.... et un peu d'imagination. Je me suis inspiré de ce qu'il y a dans le GBN pour faire les miens.

Quand vous aurez de l'argent acheter plutot des livres de missions, extension guerre urbaine... de quoi changer de la routine. Modifié le 1 juillet 2011 par khalye