Journal de bord de l'inter-régions 2017

[Kim]

Il n'est jamais facile de parler de l'organisation d'un événement. Étant coorganisateur de l’événement avec Gandarin, je vais essayer, avec la nouvelle année, de tenir un journal sur l'organisation de l'inter-régions 2017.

 

Je vais commencer d'abord par parler des lots. Les lots sont quelque chose d'important pour tout joueur. Le lot reflète ce pour quoi le joueur se sera battu, son résultat. Il y a plusieurs options concernant ces derniers. Parfois les organisateurs mettent le paquet sur les gros lots et les mal classés repartent avec rien. Parfois, tout le monde repart avec quelque chose. 

 

Cette année, avec Gandarin, nous avons décidé que chaque participant de l'inter partirait avec une bière. Pas n'importe quelle bière, une bière locale. 

 

 

Outre la bière à la pression qui sera locale (on aura des bouteilles de blonde pour ceux qui n'aimeraient pas), notre partenariat avec la Brasserie Artisanale de Marsac portera aussi sur les lots. La Brasserie nous fournira des paniers de 6 bières pour chaque équipe. Il est difficile pour cette brasserie, vue sa taille, de donner 6 bières différentes, certaines étant faites pour la saison. Il devrait y avoir au minimum, cinq bières différentes par équipe. Nous sommes pleinement conscients que du coup, vous, les joueurs allez vous entre-tuer au sein de votre équipe pour récupérer telle ou telle bière du panier.

 

Une des conséquences de ce choix du lot pour tous, est que les lots des vainqueurs risquent d'être symboliques (genre trophées). Le budget ne nous permet pas du coup, de faire des lots de figurines.

 

Quelque part, c'est plus sympa que chacun reparte avec un souvenir de l'inter. En plus, cela fait bosser mes copains les brasseurs.

 

Kim

 

PS: Gandarin va encore me dire qu'en parlant de bière, je vais attirer les belges.

 

 

 

 

 

 

[damsetoi]

Original, même si ça fait bizarre que le 1er ne gagne pas de gros lot.

 

Perso j'y vais pour passer un bon we entre potes tout en bashant les autres régions ! ;-)

[thestraightedge]

Excellente initiative. Après tout, nous joueurs, nous avons déjà beaucoup de figs. En revanche la bière ça parle. De plus si ça permet de découvrir des produits locaux et aider les artisans c'est cool. Et s'il y a un jolie trophée ça c'est encore mieux.

[Kabûum]

Bi...èèèèères .... Bièèèèèères!!!! Pardon, l'instinct qui ressort.

En Belgique, on trouve ça une chouette idée. Ca ajoute encore à la convivialité de l'événement qui était déjà top lors des précédentes où nous avons été invité.

[Kim]

Pour continuer sur ce journal de bord, je vais aborder aujourd'hui un point important dans l'organisation: Le couchage.

 

Les dortoirs du  lycée agricole de Coulounieix Chamiers

 

Quand on organise un évènement comme l'inter, on sait que le joueur va dépenser une certaine somme pour le week-end. Cette somme comprend la participation au tournoi, le déplacement, le couchage (souvent deux voir trois nuits), le repas du soir et les éventuelles bières le samedi soir. Tous ces paramètres influent dans la participation ou non du joueur. 

 

Les dortoirs

 

Afin de réduire ce "ticket", nous avons fait un partenariat avec un lycée ayant des dortoirs (en l’occurrence, le lycée Agricole de Coulounieix Chamiers). Ce lycée se trouve à cinq minutes en voiture de la salle. Il y a quatre dortoirs avec trois cent couchages au total (donc, vous pouvez venir à 300 à l'inter) répartie en chambres de trois personnes. Les WC et les douches se trouvent sur le palier. Ce n'est pas un hôtel et les joueurs devront amener un duvet car pour le prix, les couettes et couvertures ne sont pas comprises dedans.

 

Les dortoirs ne ferment pas à clés au niveau des chambres (ce n'est pas un hôtel) aussi nous demandons aux joueurs de ne pas prendre de choses de valeur dans leur chambre (laissez votre rolex dans la voiture par exemple).

 

Le petit déjeuner

 

Nous avions annoncé dans le dossier que chaque personne dans le dortoir, paierait 15 € la nuit. En fait, ce prix va passer à 17.5 €. A quoi est due cette augmentation ? Aux petits déjeuners. Toujours dans le cadre du partenariat avec le lycée, nous avons pu négocier un petit déjeuner à 2.5 € par personne (pain, boisson chaude, jus d'orange, croissant ou chocolatine (le pain au chocolat local).

 

Nous avons décidé que ce serait pour tout le monde 17.5 € afin d'éviter les gens qui ne prennent que la nuit et qui malgré tout vont au petit déjeuner. Bref, des prises de têtes.

 

Certaines personnes pourront argumenter que 2.5€ par personne, cela fait cher le petit déjeuner, aussi, vais-je en expliquer le coût. Le lycée nous propose les petits déjeuner à 2 € par personne (50 centimes en plus pour la viennoiserie). Seulement à cette somme, s'ajoute le salaire du cuisinier (56 €). Pour équilibrer nos petit déjeuner, il faut donc que 112 personnes dorment sur place. Ayant budgétiser l'avènement avec 168 joueurs (le nombre de joueurs présents l'an dernier à Valence), nous avons estimer que l'estimation était raisonnable.

 

Les joueurs qui souhaitent rester une nuit de plus (du dimanche au lundi) au lycée, pourront le faire (pur 15 €). En revanche, le lundi matin, il n'y aura pas de petit-déjeuner.

 

Kim

Modifié le 9 janvier 2017 par Kim

[Tito69]

très bonne idée ce "journal de bord", merci Kim !

[thestraightedge]

ok, tu nous diras comment fait on pour réserver une place pour le lycée?

 

[Kim]

On prendra les chèques de réservation en même temps que les chèques d'inscription à l'Inter. De cette manière, cela sera plus facile pour nous en terme de gestion.

 

Nous accepterons aussi les paiements plus tard pour les accompagnants non joueurs ou les joueurs en retard. Si des personnes ne peuvent pas venir pour X ou Y raisons, les chèques pour le lycée seront remboursés.

 

Les chèques de participation à l'inter en revanche ne seront pas remboursés quelle que soit la raison.

 

Je sais que certains joueurs vont crisser des dents face à ce genre d'annonce aussi vais-je expliquer mon propos. En parlant avec l'organisateur de l'inter 2016 à Valence, ce dernier m'a dit qu'une des choses qui avait failli les plomber, étaient les absences de dernières minutes avant l'encaissage des chèques. Pour une organisation comme celle que nous avons pour Périgueux (35€ le ticket sur le week-end), une équipe qui ne vient pas, représente 210 € en moins sur le budget. Certains diront que l'impact en fait est moindre car cela fait moins de repas et de lots, ce qui est en partie vraie mais cet impact est assez faible (environ 14€/ personne). Si trois équipes ne viennent pas, on a 630 € de budget en moins.

 

Nous avons fait le choix d'avancer les inscriptions beaucoup plus tôt que l'an dernier afin de savoir où on va au niveau financier (le dépôt des chèques est au 7 Avril 2017). Une personne qui s'engage à venir à l'inter, s'engage avant tout financièrement pour que l'évènement soit au minimum équilibré.

 

Le dépôt des listes est plus tardif (14 Mai 2017) afin de laisser le temps aux joueurs de peaufiner leurs tactiques. C'est seulement à ce moment là, que les équipes seront constituées. En revanche au niveau de l'organisation, en connaissant deux mois avant l'évènement le budget réel dont nous disposons, nous pourrons faire des ajustements (soit en moins s'il y a moins de joueurs que prévu (adieu le foie gras alors), soit en plus (comme augmenter les lots des gagnants)).

 

Je développerai dans une autre chronique en détail, le budget propre à la manifestation mais ce genre d'évènement est trés lourd au niveau financier. 

 

Kim

 

 

 

 

 

 

 

 

[mysticangel]

Très sympa ce petit journal.

Merci de prendre le temps pour faire découvrir ou redécouvrir l'envers du décors.

 

Pour celles et ceux qui ne le savait pas, pour un joueur c'est 200€ pour participer à l'Inter. 2nuits d'hôtel, le trajet, les restos. Et le plus gros budget : la bière ?

[Kim]

Parfois lorsqu'on prépare une manifestation comme l'Inter, il y a des drames. Le dernier est arrivé avec un appel de Gandarin (coordinateur et organisateur régional).

 

Quand un tournoi réunit entre cent cinquante et deux cent personnes, il est vital d'avoir assez de tapis et de décors pour toutes les tables. Naturellement, on fait appel aux associations alentours ou venant à la manifestation. Les décors sont toujours les mêmes: colline, bois, lacs, haies, infranchissables, bâtiments etc. On les trouve sur toutes les tables où que l'on aille jouer.

 

Le problème quand on demande à des associations de prêter des tapis et/ou des décors, c'est les suspicions qu'il peut y avoir. Si une région vient au tournoi avec quarante tapis et assez de décors pour garnir quarante tables, certains joueurs pourraient venir à penser que les équipes de cette régions ont été favorisées notamment via la note de peinture. Ce genre de réflexions va à l'encontre de la mentalité de l'Inter-régions mais peut arriver.

 

Aussi, afin d'éviter que d'éventuelles rumeurs puissent commencer à germer dans certains esprits, je suis parti du postulat qu'il fallait autant que possible, emprunter le moins de décors possibles. Et ce d'autant plus que les décors s'abîment vite en voyageant. Mon association (Les Tueurs d'Orks 24000) ne pouvant avoir assez de décors pour fournir l'évènement, j'ai pris le parti de fabriquer à la chaîne du décor. Et c'est là, que vient le drame.

 

Je ne suis pas un joueur de 9eme Age. Entendons par là, que je ne vais pas faire les gros tournois. Je ne me déplace que dans les départements alentours. Je ne suis pas au courant des spécificités compétitives. Je joue avec le bois, la colline, la mare que chacun a fabriqué dans son coin. Le problème, c'est qu'au niveau de la compétition, il y a des formats. Une colline, un bois ou un marais, c'est 6 x 10 pouces maximum par exemple. La norme faisant foi, c'est ETC et c'est cette dernière qui fixe les standard.

 

Hier Gandarin m'a donné les standards ETC pour les décors et là, cela a été le drame: J'avais fait 120 collines hors format (en 10 x 10 pouces). Les collines avaient été découpées dans du polystyrène, chaque pente calculée pour que les figurines puissent y tenir, le polystyrène collé ensuite sur un support cartonné épais pour plus résistant, j'avais tout sous-couché et il ne manquait plus que le flocage et le vernis. Putain de norme ETC.

 

Ma centaine de collines hors normes (donc à refaire)

 

Les socles pour mes futures haies (hors norme car les haies sont faîtes en ETC dans la longueur du tampon vert, pas dans sa largeur).

 

Encore du bonheur en perspective.

 

Kim

 

 

 

 

 

 

Modifié le 18 janvier 2017 par Kim

[damsetoi]

Mince, bon courage

[Gaspacho]

Elles sont à quel format tes collines?

C'est tout à ton honneur de vouloir fabriquer 100% des décors exactement au format ETC, mais compte tenu de la masse de travail que cela représente, un petit écart de dimensions sur certains décors ne serait peut-être pas si dramatique.

[thestraightedge]

mince, heureusement tu t'y es pris en avance. si tu veux voici le lien pour les normes de décors (n'imprime pas les exemples de décors, ils ne sont pas tous aux normes): http://www.the-ninth-age.com/filebase/index.php?file/255-fantasy-battles-map-pack-v1-0-0/

 

Pour les tapis je te conseil de faire attention, la norme étant de 72 x 48 pouces, la traduction de 180 x 120 cm est donc fausse (ou pas vraiment), la vrai dimension étant 182,88 X 121,92 cm . Si tu as les tapis en 180 x 120, no problem, il te suffit de prévenir les équipes (pour plus de clarté), elles ont l’habitude et s’adapteront.

 

CDT

 

[mysticangel]

Franchement, à voir avec les coordinateurs de régions, mais je pense pas que des décors légèrement hors gabarit soient un problème.

 

Donc te prends pas la tête à tout refaire.

[Flint B. Mac Flanagan]

Bonjour à tous,

 

je suis un ancien joueur historique qui ne comprend toujours pas pourquoi il y a un standard de décors. Il ne me semble pas que Napoléon ou Alexandre le Grand avait un taille haie ou un tracteur pour que les haies ou les bois soient d'une certaine longueur. Avaient-ils des pelleteuses pour la dimension des collines....?

Donc ne reprends pas tes décors, c'est déjà un boulot monstre ce que tu as fais.

 

Merci pour ce petit journal et bravo pour ce que vous nous proposez.

 

 

Modifié le 21 janvier 2017 par Flint B. Mac Flanagan

[Gandarin]

Ne vous inquiétez pas, j'ai vu hier les collines de Kim, elles sont très bien et aux bonnes dimensions. J'avais juste peur qu'elles soient trop grandes et que toute une armée puisse se cacher derrière.

Modifié le 22 janvier 2017 par Gandarin

[Tartignolle]

@Flint: c'est une question d'équilibre de jeu, pour ne pas favoriser certains styles de jeu (il faut des décors bloquants pour cacher des gros monstres, mais pas trop pour ne pas léser l'artillerie... Des forêts/champs pour permettre aux piétons de lutter contre les full cavaleries, des ruines pour les armées MSU de tirailleurs...). Toi, tu ne le comprends peut-être pas, mais si les mecs qui ont créé le jeu auquel tu joues ont abouti à ça, c'est qu'il doit y avoir une raison

 

Sinon, on peut vous ramener une quarantaine de collines au bon format si besoin. Dans tous les cas, je vous conseille de placer les collines "un peu + grandes" hors des zones de déploiement et de mettre toutes les collines "au bon format" que vous avez dans les zones de déploiement (en fonction des maps jouées), pour garantir des parties équilibrées (c'est pas grave d'avoir une grosse colline au milieu, par contre les collines vers les zones de déploiement sont faites pour cacher quelques trucs... mais pas trop non plus !) 

[Gandarin]

Oyez, Oyez, Braves Gens,

 

Nous recherchons deux arbitres, chacun venant d'une région différente, afin que l'arbitrage de la manifestation soit sous le signe de la plus grande neutralité possible. Ces deux arbitres auront pour rôle de trancher tous les points litigieux entre deux équipes qui n'auraient pas pu être résolus par les deux capitaines d'équipe.

 

Prise en charge envisagée pour chacun des deux arbitres :

 

- Déplacement aller-retour jusqu'à Périgueux ;

- Hébergement les nuits du 16 et 17 juin ;

- Repas du vendredi soir au dimanche midi.

 

Toute personne intéressée, ne participant pas au tournoi en tant que joueur, est priée de me contacter par courriel à l'adresse suivante :  audiffren@aol.com

 

 

[Kim]

Je reprends le journal de bord pour aujourd'hui, parler budget. Il est rare que l'on parle argent mais là, je vais jouer la transparence.

 

Chaque participant à l'Inter paie 35 €. Pour établir le budget, nous sommes partis sur le nombre de participants présents l'an dernier à Valence. Soit 168 joueurs. Le budget total est de 5880  €.

 

La salle fait 3000 m2. Le prix est 1€ du mètre carré + 1€ par table et 1€ par chaise. Le tout hors taxe (il faut rajouter 20% de TVA). La salle de 3000 m2 vide reviendrait du coup à 3600 m2 TTC.

 

A la base, nous avions prévu une salle de 2000 m2 mais le temps que le choix du dossier entre Paris et la Nouvelle Aquitaine soit fait, une asso de jazz avait réservé cette salle. Du coup, seule la salle à 3000 m2 restait libre. J'ai négocié la salle de 3000 m2 à 3700 € avec 250 tables, autant de chaises et une plonge.

 

Si vous comptez bien, il reste 2180 €. Sur cette somme, on a compté 10€ par joueur pour les repas. Cette somme est importante mais pour nous, les repas sont vitaux. Un joueur qui vient à un tournoi, fera un bon retour si la bouffe et l'ambiance sont bonnes. Sortir le foie gras sur une manifestation comme l'Inter a un coût important sur ce budget. Donc 1680 € pour les repas.

 

Il reste 500 €.

 

A ces 500 €, viennent s'ajouter les bénéfices de la buvette. On a estimé 250 € de bénéfices de buvette. Ces 250 € sont du bénéfices. Il faut compter 400€ de buvette avec les achats/ location (fûts, boissons etc.)

 

Il reste 750 €.

 

Sur cette somme, viennent les lots. Offrir une bière artisanale, coûte 2.52 € par participant. Il s'agit d'un prix légèrement inférieur au prix de vente. Pour ce prix, les coffrets en carton contenant les 6 bouteilles sont offerts en plus. Donc 423.36 € pour les bières. La tireuse nous est offerte si nous prenons les fûts

 

Il reste 326,54 €.

 

200 € restant sont consacrés au reste des lots. Cette somme couvre les lots des premier, seconds, troisièmes, bashlords et peinture. Soit 30 lots au total. 

 

Il reste 126,54 €.

 

Cette somme est allouée aux dépenses "autres". C'est à dire les éventuelles locations, frais de déplacements, défraiements des arbitres/ jurés peintures, communication etc. Les frais de déplacements concernent les frais pour aller chercher des tapis/ décors chez des gens alentours pour avoir tout ce qu'il faut le jour J. On peut penser que c'est énorme comme somme, mais pour aller chercher des décors/tapis dans une autre ville, l'addition monte vite. Pour les arbitres et jury, il faut compter  10€ de repas, 5 € de boissons, le couchage (pour les non locaux) plus la prise en charge d'une partie du trajet.

 

J'en viens maintenant aux frais potentiels additionnels et aux subventions.

 

Sur les frais additionnels, la chambre au Lycée Agricole, nous revient à 14 € par couchage. Nous la facturons 15€ par joueur. Seulement, à la fin, nous devrons débourser 200 € de frais de nettoyage (même si nous nettoyons nous même). Dés lors à moins de 200 personnes couchant au total dans le lycée sur les deux nuits, nous sommes déficitaires (soit en tout 100 personnes par nuit).

 

Le lycée nous propose le petit déjeuner à 2€. Nous le facturons 2,50 €. Sauf qu'aux 2€ s'ajoutent 58 € pour payer la présence du cuistot. Le coût d'équilibre est donc de 140 personnes pour équilibrer ces frais. Tant que nous ne savons pas combien de personnes dorment et mangent au lycée, cette option est en pointillé.

 

Au niveau des subventions.

 

Lorsque le choix a été annoncé, il était trop tard pour déposer un dossier de subvention municipale. Nous aurions pu avoir quelques euros ais la date butoir de dépôt, étant au 15 Octobre, date à laquelle, nous ignorions l'attribution.

 

Nous avons fait deux demandes au niveau de la région et du département. Seulement, étant donné les coupes budgétaires, il est peu probable que nous obtenions quoi que ce soit. Pour la petite histoire, pour chaque dossier, il faut compter une dizaine d'euros de photocopies (souvent couleur et comprenant la reliure/ protection plastique du dossier). Juste un mot pour les coordinateurs: Ce serait bien l'an prochain que le choix de l'organisation soit fait avant le 1er octobre.

 

Nous avons demandé une demande de subvention à notre banque, le Crédit Mutuel. Il s'agit de l'offre "Coup de Pouce". Nous avons demandé 400€ (le maximum). Nous avons obtenu 250 €. Cet argent va se répartir entre les lots et les autres frais.

 

Voilà, vous connaissez le budget de l'inter de cette année avec toutes les problèmes que cela peut amener.

 

Kim

 

PS: Concernant la fabrication de décors, tout est à ma charge. Je ne me rembourserai qu'une fois le bilan de l'inter fait. Si l'Inter est déficitaire, j'oublierai les factures.

 

Bois et champs (ils sont finis depuis)

 

Les bois (avant le vernissage)

 

 

Pour l'instant, il y a assez de bois, de champs et de lacs de fait pour équiper 100 tables.

 

 

Modifié le 1 mars 2017 par Kim

[Falanirm]

 

 

merci pour cette tenue de journal, ca me rappelle des souvenirs

 

pourquoi ne pas proposer les décors a la vente, au prix des matériaux ? Perso je regrette de ne pas en avoir fait la publicité avant.

[Math-CD]

Proposer les décors à la vente semble effectivement une très bonne idée ! Je serais le premier intéressé ; )

[mysticangel]

Idem.

Moi j'en prendrai pour 10 tables.

[Kim]

Cela peut sembler bête mais je ne pense pas vendre ces décors. L'an prochain, une nouvelle ville organisera l'Inter et les mêmes problématiques se poseront: Avoir assez de décors pour garnir les tables, recherche de tapis.

 

C'est assez utopique mais si l'organisation générale de l'Inter avait un stock de décors indépendants du lieu. Un stock qui ne servirait que pour l'Inter (et éventuellement l'ETC). Je ne me fais pas d'illusion sur le fait que les décors s’abîmeront au fur et à mesure.

 

Personnellement, je rêve d'une association de joueurs 9eme Age, une association où chaque joueur désirant participer à un gros événement, devrait souscrire. Une asso à 2  ou 3 € l'année et dont les fonds récoltés permettraient d'acheter tapis et décors pour les gros événements nationaux (en plus de la sempiternelle assurance). Une asso nationale permettrait de négocier des tarifs auprés des éditeurs pour des lots pour les éventuels tournois de petites assos. Cette asso nationale revendrait les lots touchés avec une réduction aux tournois locaux. Un peu comme ce que faisait la "Confrérie du  Dragon Rouge" du temps de Rackham et Confrontation.

 

Kim

 

PS: Si j'ai le temps, je ferai des décors supplémentaires à vendre.

Modifié le 2 mars 2017 par Kim

[thestraightedge]

Pour l'asso pourquoi pas. C'est à voir avec les coordos déjà, mais ça parait être une bonne idée. Une idée à réfléchir murement.

Mais si cela s'avère impossible; alors la vente des décors est plutôt cool (ça fait un petit souvenir en plus).

 

[damsetoi]

Merci pour cette explication financière ! ?

c est bien la franchise !

et encore merci d avoir pris le relais pour l interr, c est un boulot monstrueux...

La vente de décors est effectivement une bonne idée. Vendre quelques tables peut potentiellement aider pour les euros manquants. 

Et bonne idée aussi pour association nationale mais sous certaines conditions.