[IR2020] Organisation région Centre-Val de Loire

[Kim]

56 équipes, c'est beau. Et ce même si cela veut dire plus de décors, tapis, arbitres, joueurs de réserve ... derrière. Et un traiteur qui tienne encore plus la route aussi.

 

Maintenant, pour te donner un ordre d'idée: A Périgueux, la salle faisait 3000m2 et il y avait 216 joueurs. Seule la moitié de la salle était utilisée en terme de surface. Si ta salle fait 4000 m2, cela rentre sans problème. Les seul hic, sont le nombre de tables, chaises et le traiteur. Si tu as un problème avec ce dernier, j'ai les coordonnées d'un gars qui a servi 1200 repas sur une manifestation (et qui fait le salon de l'agriculture).

[Kermit]

Salut Kim,

 

J'ai un traiteur qui va gérer pour 350 personnes sur les 2 jours, pas de soucis.

Impossible de service 700+ repas dans le week-end avec juste des bénévoles.

 

Effectivement le problème c'est aussi les tables et chaises. J'ai réservé toutes celles de la salle + celles que le service asso de la ville pouvait fournir + j'ai dévalisé 2 prestataires privés en réservant toutes leurs tables (200 ^^). ça coûte une couille ^^.

Et je vais devoir en réserver encore d'avantage!

 

La salle fait 4200 m², mais on accueille aussi des animations jeux de plateaux et jeux de sociétés pour les visiteurs, + le concours général de peinture +  l'espace restauration.

 

On souhaite garder un espace très confortable entre les travées.

Et après c'est aussi une question de gestion!

 

A+

 

 

[Zangetsu9]

Le 25/11/2019 à 23:24, Kermit a dit :

Salut,

Je ne pensais pas devoir limiter le nombre d’équipe à cet inter etant donné la superficie de la salle, mais maintenant on a déjà 52 équipes de pré-inscrites T3, donc on arrivera à 55 ou 56 avec Nouvelle Aquitaine.

336 joueurs ça devient vraiment la limite de ce qui sera possible pour nous les orgas.

Donc nous n’acceptons plus de pré-inscriptions de nouvelles équipes.

 

pour les joueurs qui n’ont pas encore d’équipes, merci de vous approcher de vos coordinateurs régionaux, pas mal d’équipes sont encore incomplètes.

A bientôt.

 

 

Bonsoir,

Déjà merci pour le retour assez rapide, et du coup je suis pas sûr d'avoir compris ^^" 

Est ce que la nouvelle Aquitaine est limitée à 3 équipes (auxquels cas on s'arrangera entre nous pour voir lesquelles mais il nous faudra forcément un peu de temps), ou est ce qu'on peut monter 4 équipes (sachant qu'on saura si on en a effectivement 4 ce weekend justement)

 

Merci d'avance et bon courage !

[Kim]

Et oui, les tables et chaises sont très chères. Du coup, combien en as-tu pour l'instant ? 200 ou plus ?

 

Si le matériel coûte cher, n'hésite pas à augmenter le ticket d'entrée, vu le nombre de joueurs très important, nombre qui n'était pas prévisible au début du projet.Tu peux aussi limiter le nombre d'équipes. Mais bon, si le nombre est exact, ce serait bien de faire un gros Inter, plus gros que celui de 40 K.

 

 

[Tito69]

ça va être ENORME cet Inter 

[Kermit]

Il y a 16 heures, Zangetsu9 a dit :

Bonsoir,

Déjà merci pour le retour assez rapide, et du coup je suis pas sûr d'avoir compris ^^" 

Est ce que la nouvelle Aquitaine est limitée à 3 équipes (auxquels cas on s'arrangera entre nous pour voir lesquelles mais il nous faudra forcément un peu de temps), ou est ce qu'on peut monter 4 équipes (sachant qu'on saura si on en a effectivement 4 ce weekend justement)

 

Merci d'avance et bon courage !

 

Salut,

 

Il y a bien 4 places réservées pour Nouvelle Aquitaine, ce qui fera 56 équipes au total.

Si toutefois Nouvelle Aquitaine ne vient qu'à 3 équipes, on essayera de trouver une autre équipe pour compléter et être un nombre pair.

 

 

Merci!

[Zangetsu9]

Ça marche nikel merci, je confirme ça début de semaine prochaine

[Kermit]

Il y a 16 heures, Kim a dit :

Et oui, les tables et chaises sont très chères. Du coup, combien en as-tu pour l'instant ? 200 ou plus ?

 

Si le matériel coûte cher, n'hésite pas à augmenter le ticket d'entrée, vu le nombre de joueurs très important, nombre qui n'était pas prévisible au début du projet.Tu peux aussi limiter le nombre d'équipes. Mais bon, si le nombre est exact, ce serait bien de faire un gros Inter, plus gros que celui de 40 K.

 

 

 

J'ai maintenant réservé toutes les tables et chaises qu'il me faut.

J'espère ne pas devoir augmenter le prix de l'inscription, sauf si gros imprévu.

 

Par contre j'espère que les joueurs qui le peuvent participeront à la tombola, à l'achat de dés spéciaux, de t shirts spéciaux ... qui seront proposés avec le fiche d'inscription une fois toutes les équipes pré-inscrites. C'est important pour l'équilibre financier du projet, pour que vous sachiez le budget total (salle, tables et chaises, tapis de jeu, décors,  traiteur, goodies...) approche de 19.000 €.

 

 

Pour info la salle devrait être installée comme ça :

https://drive.google.com/file/d/1WUKkvYFbvti2F9POfZkGa6fOiMcuoY9f/view?usp=sharing

 

A+

 

Modifié le 28 novembre 2019 par Kermit

[mysticangel]

T'inquiète. Moi déjà je prends tout lol.

[Anwarn]

Il y a 2 heures, Kermit a dit :

 

J'ai maintenant réservé toutes les tables et chaises qu'il me faut.

J'espère ne pas devoir augmenter le prix de l'inscription, sauf si gros imprévu.

 

Par contre j'espère que les joueurs qui le peuvent participeront à la tombola, à l'achat de dés spéciaux, de t shirts spéciaux ... qui seront proposés avec le fiche d'inscription une fois toutes les équipes pré-inscrites. C'est important pour l'équilibre financier du projet, pour que vous sachiez le budget total (salle, tables et chaises, tapis de jeu, décors,  traiteur, goodies...) approche de 19.000 €.

Photographe pro, juges peinture et agents de sécurité inclus ou pas ?

 

Les goodies à l'achat en à-côté sont une bonne idée. L'année dernière proposer des mètres et pointeurs lasers à la vente durant la manif avait aussi été une bonne idée (à voir par contre comment vous arrivez à vous arranger pour pouvoir marger dessus).

[Kim]

C'est bête mais:

 

45 x 320 = 14400 €

 

Si ton Inter n'est pas loin des 19000 € de frais, il faut que tu augmentes ton ticket d'entrée (au moins de 5€ par personne pour être à 16000 €). Par expérience, il ne faut pas compter rééquilibrer un budget avec la buvette ou les à-côté, surtout avec 4500€ de différence. De plus, tu ne sais pas exactement combien il y aura d'équipes. Il y a actuellement, 52 équipes + 2 de Nouvelle Aquitaine, cela fait 54. Parmi toutes ces équipes, il se peut qu'en fait, il n'y en aie, le jour J, que 50 qui seront présentes par exemple. En revanche, pour toi, tes frais d'orga seront toujours proches de 19000€.

 

Un aspect du budget important aussi est la location de camions et l'essence. Avec l'augmentation des joueurs, les besoins en décors et tapis sont aussi à la hausse. Dés lors, il faut voir avec les grosses structures ou les personnes ayant beaucoup de matériel pour le transport. Comme, souvent, les équipes partent avec des voitures pleines de joueurs, il faut compter pour la location de camions pour ceux qui viendront avec du matériel. Par exemple, personnellement, je peux apporter des décors pour un peu plus de 60 tables et une vingtaine de tapis. Je peux éventuellement voir avec les Ork'n Roll si ils ne peuvent pas prêter des tapis (de mémoire, ils en ont une quarantaine) et d'autres assos. Or pour transporter autant de tapis et décors, il faudra louer un camion, donc, inclure les frais de transport.

 

Concernant les exposants, si tu n'en as pas, il y a Victoria Games qui est trés sympa et qui se déplace.

[archaon38]

Bonjour,

est il possible d avoir un septieme homme(femme) non joueur au niveau des repas?

[Kermit]

il y a une heure, archaon38 a dit :

Bonjour,

est il possible d avoir un septieme homme(femme) non joueur au niveau des repas?

Oui bien sur vous pourrez l'indiquer sur la fiche d'inscription, c'est prévu.

Prix des 2 petits déjeuners + 2 déjeuners = 20 €.

 

A bientôt.

[Zangetsu9]

Mais du coup c'est 45euros repas compris pour les joueurs ?

[Kermit]

il y a 30 minutes, Zangetsu9 a dit :

Mais du coup c'est 45euros repas compris pour les joueurs ?

Oui c'est ce qui est prévu. 

[Kermit]

Il y a 4 heures, Kim a dit :

C'est bête mais:

 

45 x 320 = 14400 €

 

Si ton Inter n'est pas loin des 19000 € de frais, il faut que tu augmentes ton ticket d'entrée (au moins de 5€ par personne pour être à 16000 €). Par expérience, il ne faut pas compter rééquilibrer un budget avec la buvette ou les à-côté, surtout avec 4500€ de différence. De plus, tu ne sais pas exactement combien il y aura d'équipes. Il y a actuellement, 52 équipes + 2 de Nouvelle Aquitaine, cela fait 54. Parmi toutes ces équipes, il se peut qu'en fait, il n'y en aie, le jour J, que 50 qui seront présentes par exemple. En revanche, pour toi, tes frais d'orga seront toujours proches de 19000€.

 

Un aspect du budget important aussi est la location de camions et l'essence. Avec l'augmentation des joueurs, les besoins en décors et tapis sont aussi à la hausse. Dés lors, il faut voir avec les grosses structures ou les personnes ayant beaucoup de matériel pour le transport. Comme, souvent, les équipes partent avec des voitures pleines de joueurs, il faut compter pour la location de camions pour ceux qui viendront avec du matériel. Par exemple, personnellement, je peux apporter des décors pour un peu plus de 60 tables et une vingtaine de tapis. Je peux éventuellement voir avec les Ork'n Roll si ils ne peuvent pas prêter des tapis (de mémoire, ils en ont une quarantaine) et d'autres assos. Or pour transporter autant de tapis et décors, il faudra louer un camion, donc, inclure les frais de transport.

 

 

Salut Kim, 

 

Merci pour ton retour d'expérience, je vais y réfléchir

[Zangetsu9]

Effectivement la remarque de Kim est déconante du coup. L'année dernière pour 41 on avait pas le repas et 2 dés, là je viens de voir la page facebook, plein de goodies, la possibilité d'avoir des teeshirt, des dés, une grosse comme, un espace qui semble top, le tout avec un repas traiteur.... c'est vraiment jien négocié pour réussir à avoir tout ça.

Mais si ça peut encourager tous les goodies de toutes sortent m'intéressent perso ^^

[Kim]

il y a 13 minutes, Zangetsu9 a dit :

Effectivement la remarque de Kim est déconnante du coup. L'année dernière pour 41 on avait pas le repas et 2 dés, là je viens de voir la page facebook, plein de goodies, la possibilité d'avoir des teeshirt, des dés, une grosse comme, un espace qui semble top, le tout avec un repas traiteur.... c'est vraiment bien négocié pour réussir à avoir tout ça.

Mais si ça peut encourager tous les goodies de toutes sortent m'intéressent perso ^^

 

Pas tant que cela en fait, Guillaume. Tout joueur qui vient à un Inter a un budget "dépense" pour l' événement. Ce budget est différent d'un joueur à l'autre, chacun n'ayant pas les mêmes intérêts. Certaines personnes prendront un seul goodies, d'autres essayeront de tous les prendre, d'autres investiront plus en bières ... Il est dés lors difficile de connaître le nombre de goodies qui seront achetés. Surtout quand il y a un large choix. Un exemple: Si Kermit fait 200 T-shirts de l'Inter 2020 et qu'il n'en vend que 120, cela lui en fait 80 sur les bras; 80 qu'il aura fait faire et qu'il n'aura pas vendu.

 

De mon point de vue, la meilleure solution serait d'augmenter le prix de l'Inter par personne pour se rapprocher du seuil d'équilibre de la manifestation. Une fois que Kermit aura reçu tous les paiements, qu'il saura avec exactitude le nombre de participants et l'argent qu'il aura récolté, si il estime pouvoir arriver à l'équilibre plus facilement, rien ne l'empêche de rajouter un bonus à ce moment là. Par exemple, si Kermit a prévu de vendre des dés du tournoi sur place, si il estime après avoir reçu les fonds, qu'il peut offrir un dé à chaque participant en plus, alors, pas de problème.

 

Pour moi, l'important, ce n'est pas que l'Inter soit réussi mais plus que l''orga de l'Inter s'en sorte financièrement parlant et ne soit pas écœuré d'organiser un tel événement. Kermit est trés enthousiaste, a de trés bonnes idées, communique trés bien mais avec la hausse des frais liés au grand nombre de joueurs, doit aussi faire face à de nouvelles dépenses. Il est vital que financièrement, sa manifestation soit à l'équilibre et qu'il ne perde pas d'argent.

 

Kim

 

[Zangetsu9]

Je viens de dire comme toi patatounette --" 

J'ai juste précisé que "personnellement" les goodies m'interessent

[mysticangel]

Je pense qu'il y a moyen de pouvoir diminuer le budget, notamment sur les décors.

 

Il y a suffisamment de club/asso/joueurs qui possède des décors et tapis.

 

Peut-être qu'un récemment des capacités de prêt de décors/tapis permettra de faciliter l'équilibre financier.

 

Perso je viens en voiture. Si besoins je prends ma remorque pour y charger tapis et décor pour 6 tables. C'est juste une travé certes, mais c'est déjà ça.

 

Si la team de Kim ramène de quoi équiper 60 tables, on devrait pas être loin du compte.

 

Peut-être que les autres asso peuvent compléter.

 

Dans tout les cas, hésite pas à demander à la communauté.

[Flint B. Mac Flanagan]

Il y a 12 heures, Kim a dit :

 

 

Pour moi, l'important, ce n'est pas que l'Inter soit réussi mais plus que l''orga de l'Inter s'en sorte financièrement parlant et ne soit pas écœuré d'organiser un tel événement. Kermit est trés enthousiaste, a de trés bonnes idées, communique trés bien mais avec la hausse des frais liés au grand nombre de joueurs, doit aussi faire face à de nouvelles dépenses. Il est vital que financièrement, sa manifestation soit à l'équilibre et qu'il ne perde pas d'argent.

 

Kim

 

 

je suis d'accord.

Il est possible de demander 60E ou 65E par joueur.  A la fin de l'inter s'il reste par exemple 2000E; l'orga fait un virement de 40E à chaque capitaine qui redistribuera l'argent à ces joueurs.

[Tito69]

Et surtout il faut pas que l'orga se sente trop en risque financièrement. C'est déjà énorme comme orga, si tu ajoutes une pression mentale permanente sur "est-ce que on va pas boire le bouillon" ça devient intenable

[Kermit]

Salut.

J’en ai parlé avec les coordinateurs régionaux, et certains ex orgas de l’inter. Effectivement le risque de ne pas rentrer dans ses frais est importajnt.

on va augmenter la participation de 5€ par joueur, 50 € au lieu de 45 €.

Cela, ainsi que la buvette et la vente de dés, t shirts et la tombola devrait permettre d’équilibrer le budget.

En compensation, 1 ticket de tombola sera offert à chaque participant, en plus des goodies déjà prévus.

En espérant que les joueurs comprendront que ce type d’organisation est un projet au budget important dont il est très difficile d’estimer précisément le coup au départ du projet, surtout lorsque le nombre de joueurs n’est pas limité et donc pas connu à l’avance, et que c’est la première fois que cette salle est réservée pour un tournoi.

A bientôt.

[Zangetsu9]

+1

[le démon rouge]

Parfait pour moi.