Eviter les désistements

[JB]

Une des conséquences directes du grand nombre de tournois battle actuels, et qui plus est avec beaucoup de règlements tentants, sont les nombreux désistements souvent tardifs dont souffrent les organisateurs actuellement.

J'essaye de rassembler ici quelques conseils pour minimiser cette mauvaise habitudes des (non)participants. Si d'autres orgas ont des choses à ajouter qu'ils ne se gènent pas:

- Faire payer à l'avance, le seul moyen d'être inscrit! C'est certes très en vigueur dans les règlements actuels, mais hélas peu appliqué à la lettre. En effet trop de gens n'envoie pas leur chèque à l'heure, quand ils l'envoie. Les sous sont hélas un des moyens clairs de juger de la motivation du joueur.

- Respecter absolument la date limite que vous imposez. En effet, les listes arrivent souvent très tard, et c'est très douloureux en cas de poules de niveau par exemple. Sans parler des modifs de listes de dernières minute, parfois motivé par de bonnes raisons (peinture en retard, figs non trouvées chez le revendeur...). Cependant je conseille fortement, de ne pas accepter de retard, ni pour la fiche, ni pour la liste. Ainsi, un joueur qui a envoyé sa liste ou son chèque en retard, ne sera plus assuré d'avoir une place (uniquement si le tournoi n'est pas complet le jour de la deadline). Peut-être ne verra-t-ton plus des tournois plein en 24h après l'annonce de règlement, mais finalement avec des places libres les jour J

- Perso je suis plutôt contre les pré-inscriptions sur le forum ou par mail, sans envoi de liste + chèque. Je les trouve antinomiques avec le premier critère ci dessus

- Diffuser le règlement et la date le plus tôt possible. Ca n'empèche pas la prise d'assault, mais permet de mettre une date limite bien avant la manif... sans être dans le rush ni la peur de la manif peu fréquentée.

N'oubliez pas non plus qu'un tournoi avec beaucoup de joueur n'est PAS forcément un critère de qualité. donc pas la peine de se stresser et de prendre toutes les préinscriptions pour être sûr d'avioir du "monde". La qualité vaut mieux que la quantité

EDIT: le nouveau sytème T3 de http://www.warhammer-tournois.com permet au joueurs de gérer eux mêmes leur (pré)inscriptions. Ca facilite bien la vie des orgas:

http://www.tabletoptournaments.net/fr/t3_about.php

[Da he di]

Ben merde je voulais ouvrir un post sur ce problème et y a déjà tout ici

- Perso je suis plutôt contre les pré-inscriptions sur le forum ou par mail, sans envoi de liste + chèque. Je les trouve antinomiques avec le premier critère ci dessus

La souplesse des orgas s'est transformée en gentilesse puis en faiblesse.

[DU-An Ra]

Après réflexion et discussions intenses (faut dire qu'en vacances, ca occupe...), nous avons peut-être trouvé une solution :

Pour un tournoi dont le coût d'inscription est de 10 euros, la méthode consisterait à ne valider l'inscription qu'à réception d'un chèque d'un montant de 20 euros. En cas de désistement, l'intégralité du chèque est encaissée (sauf cas de force majeur évidement). Dans le cas contraire, 10 euros sont redonnés au joueur le jour du tournoi (en plus ca permet d'acheter plein de petit trucs sur place ).

En gros, un système de caution quoi !

[kurt helborg]

- Diffuser le règlement et la date le plus tôt possible. Ca n'empèche pas la prise d'assault, mais permet de mettre une date limite bien avant la manif... sans être dans le rush ni la peur de la manif peu fréquentée.

Ben ca j'ai essaye et je vous le dis ca marche pas top, on avait annonce la date un an a l'avance, le reglement definitif ~ 5 mois avant. les gents disent "oui je viens, et au final plus de 20% de desistement", en meme temps on a pas eu trop de chance, apres que l'on ai annonce la date il y a eu Nantes 15 jours avant et le GT une semaine apres .

Perso je ne m'engage jamais si je ne suis pas sur de pouvoir venir, la seule fois ou j'avais dis a l'orga que je viendrai et que j'ai annule, j'avais eu un accident de Ski et je m'etais peter le genou, pas possible de porter les valises de figurines avec 2 bequilles (c'etait au dernier bonnelle en 2003).

A mon avis l'argent n'est pas la bonne solution, car on est pas la pour faire de l'argent. j'enveux pour preuve tous les tournoi de la Guilde des Ogres Bragards a bettancourt, ou on a toujours vendu les cannette 50c et pas 1 euro, les VRAI repas a prix modeste...

A mon avis le probleme c'est que les gents sont habitue a avoir du tous cuit qui leur tombe dans la bouche, il se comportent comme des clients, alors que ce qu'on cherche c'est des participants passionnes.

[DU-An Ra]

A mon avis l'argent n'est pas la bonne solution, car on est pas la pour faire de l'argent.

Je comprends ce que tu veux dire (bien que si, au final, les tournois que nous organisons sont pour gagner de l'argent pour le club...), mais l'idée est en fait de forcer les gens à s'investir dans leur inscription si l'on peut dire... Bref, un moyen de faire que l'inscription ne soit pas une démarche anodine mais un réel engagement de la part du joueur.

[bilbo]

Après réflexion et discussions intenses (faut dire qu'en vacances, ca occupe...), nous avons peut-être trouvé une solution :

Pour un tournoi dont le coût d'inscription est de 10 euros, la méthode consisterait à ne valider l'inscription qu'à réception d'un chèque d'un montant de 20 euros. En cas de désistement, l'intégralité du chèque est encaissée (sauf cas de force majeur évidement). Dans le cas contraire, 10 euros sont redonnés au joueur le jour du tournoi (en plus ca permet d'acheter plein de petit trucs sur place ).

En gros, un système de caution quoi !

idée réalisable dans les gros tournois, et encore, du fait du roulement de trésorerie que celà impose, sans compter une tenue extrémement rigoureuse des comptes.

supprimer les pré-inscriptions ? c'est un moyen pour les petits tournois de gérer la venue des participants ( tables, taille de la salle, décors ... )

donc, à par sensibiliser les joueurs et participants à la difficulté de l'organisation d'un torunoi, il faut leur faire confiance.

[JB]

La solution de Dudu semble extrème vue de l'extérieure, mais je comprend aussi que certains orga sont tellement pénalisés par les désistements, qu'il est necessaire que les particpants le ressentent d'une manière ou d'une autre.

Perso, je me suis souvent désité ces dernières années, et je comprend pas que les orgas ne veulent pas encaisser mon chèque pour les rares cas où je m'étais reelement inscrits (finalement je me suis pas tant désistés ). Ca me parait la moindre des choses, et malgré mon rappel à l'orga à ce propos, le chèque est détrut. Ca me parait être trop facile pour le joueur alors.

Désolé Bilbo, mais les coups genre "on vient à 8 " sur le forum et le jour J, malgré relance téléphoniquet confirmée, personne ne se pointe (déjà vu): c'est vraiment nul pour les orgas!

Pour le clientelisme et faire confiance au joueurs: c'est un problème de bénévolat/associatif qui dépasse largement battle et les jeux en général.

[Invité strenghtman]

Un chèque de caution ne doit pas être surtaxé, en tout cas je ne donnerai pas 20euros en caution alors que l'inscription en vaut 10. Avant toute chose, se sont des associations qui réalisent des tournois et la loi 1901 indique clairement que l'on ne doit pas générer de bénéfice. Bon, je suis d'accord qu'un club doit avoir un minimum de fond pour l'avenir de l'assos mais il ne faut pas tomber dans des abus de ce genre sinon on fait comme les américains, sponsors et compagnie, on créé une fédération privé et hop machine à pognon en avant....

Non sans rire, aprés tout il suffit de prévoir le nombre de désistement ou de sur nombre et faire face en sachant cela. Il est sûr que pour les poules de niveaux c'est plus embêtant. La solution à mon avis ne vient pas des joueurs qui ne viennent pas mais du manque de souplesse des règlements que s'impose les orgas. Il est peut-être envisageable de créer un système qui prendrai en compte les désystements.

Par exemple en poule de niveaux:

On effectue un classement des armées de toutes les armées, celle qui possède le plus gros potentiel au plus petit. Des joueurs ne viennent pas la liste et réduite mais le classement ne change pas. La difficulté sera de trouver un joueur sur qui on est sûr de compter, capable de jouer n'importe quel type d'armée et qui permettra de faire remplaçant.

[Solkiss]

Par exemple en poule de niveaux:

On effectue un classement des armées de toutes les armées, celle qui possède le plus gros potentiel au plus petit. Des joueurs ne viennent pas la liste et réduite mais le classement ne change pas. La difficulté sera de trouver un joueur sur qui on est sûr de compter, capable de jouer n'importe quel type d'armée et qui permettra de faire remplaçant.

C'est bien gentil tout ça ...

Mais ça ne marche que si le tournoi est dans un format très standard (Poule de 4 max ou ronde suisse pure). Par contre, dès que le format devient un peu bizarre, ce n'est pas un, mais plusieurs impairs qu'il faut ... et là ça complique fortement la chose.

[bilbo]

Désolé Bilbo, mais les coups genre "on vient à 8 " sur le forum et le jour J, malgré relance téléphoniquet confirmée, personne ne se pointe (déjà vu): c'est vraiment nul pour les orgas!

Pour le clientelisme et faire confiance au joueurs: c'est un problème de bénévolat/associatif qui dépasse largement battle et les jeux en général.

il s'agit là de pré-inscription, un moyen d'anticiper la venue des joueurs et en aucun cas une source fiable; mais ça aide ...Et oui je connais le problème orga des desistements

pour la confiance aux joueurs, c'est justement une grosse part du problème de l'organisation des tournois. Les organisateurs sont bénévole et s'impliquent dedans, on peut être en mesure de s'attendre à un respect minimum de la part des participants. Un tournoi ce n'est pas un self discount de warhammer. On ne vient pas juste poser ses figurines sur la table de jeu, jouer ses parties, prendre son lot le cas échéant et partir à la fin sans même un merci aux orgas et un petit coup de main pour le rangement si on n'a pas trop de route à faire ça ne mange pas pain mais ça fait toujours plaisir

sinon l'argent est une solution non viable : un joueur absent ne sera pas remplacer par 10 euros, une poule ne sera pas arranger avec 10 euros ni les soucis pour les orgas. Et puis pour que celà soit dissuasif, il faut une forte somme ce qui n'est pas envisageable non plus

Modifié le 19 août 2005 par bilbo

[Invité strenghtman]

J'ai jamais dit que c'était simple aprés libre à chacun de vouloir choisir entre le racket et la souplesse. Je pense que l'on a plus intérêt à essayer des nouvelles méthodes et réglements quitte à se planter, cela montre que l'on cherche plutôt que de choisir des solutions barbares comme le chèque de caution.

PS:66ème post, plus que 600messages et je me transforme en prince démon.

Modifié le 19 août 2005 par strenghtman

[Meuh]

La solution de Dudu me parait de loin la meilleure : les personnes lésées sont uniquement celles qui prennent leur inscription un peu trop a la légère (sauf cas de force majeure bien entendu).

Mais on parle là uniquement des personnes qui ne viennent pas le jour J (ou qui previens 2 jours avant par exemple).

Le but d'une assoc n'est pas de faire des bénéfices, mais il faut qd meme rentrer dans ses frais. Des personnes qui ne viennent pas, c'est une inscription en moins certes, mais c'est aussi la buvette qui sera moins frequentée, alors que les achats sont souvent déja faits.

Et comme le dis JB, ca permettra d'eviter d'avoir les préinscriptions pleines en 48h...

un joueur absent ne sera pas remplacer par 10 euros, une poule ne sera pas arranger avec 10 euros ni les soucis pour les orgas

certes non, mais responsabiliser les joueurs permetra d'eviter l'absenteisme, et donc les soucis d'organisation.

Meuh, du haut de sa petite experience

Modifié le 19 août 2005 par Meuh

[DU-An Ra]

J'ai jamais dit que c'était simple aprés libre à chacun de vouloir choisir entre le racket et la souplesse.

Racket ??

Mais on impose à personne de s'inscrire ! Tout l'intérêt est là au contraire : aujourd'hui les tournois annoncés 6 mois à l'avance se remplissent en moins de 2 jours. Force est de constater que les joueurs ne se posent plus la question de leur disponibilité à la dite date, mais au contraire s'inscrive en pensant "Au moins ma place est assurée, au pire je me dé-inscrirais" !

L'idée de la caution est donc de forcer une démarche différente chez le joueur, lui imposant avant tout de se demander si il est sûr d'être disponible à la date prévue avant de s'inscrire au tournoi.

[Paco]

J'ai jamais dit que c'était simple aprés libre à chacun de vouloir choisir entre le racket et la souplesse. Je pense que l'on a plus intérêt à essayer des nouvelles méthodes et réglements quitte à se planter, cela montre que l'on cherche plutôt que de choisir des solutions barbares comme le chèque de caution.

Bizarrement la souplesse aurait tendance à me faire penser à la lune des orgas tandis que le racket à l'insouciance des participants.

Bref je ne vois pas ce qu'il y a de répréhensible là dedans, tu viens tu payes 10 €, tu ne viens pas tu payes double pour la merde que tu as foutu dans l'organisation d'un WE de plusieurs ( souvent dixaines ) de personnes.

En gros c'est comme la justice: tu fais le con tu rembourses et tu dédommages.

Sinon tes autres méthodes c'est quoi ??

- Paco, dès qu'on attaque le porte-feuilles les gens sont plus responsables -

[kurt helborg]

Le but d'une assoc n'est pas de faire des bénéfices, mais il faut qd meme rentrer dans ses frais. Des personnes qui ne viennent pas, c'est une inscription en moins certes, mais c'est aussi la buvette qui sera moins frequentée, alors que les achats sont souvent déja faits.

Pour moi le probleme de l'argent il est la!

En general on fait les courses le vendredi matin a l'arrache car on ne sait jamais combien il y aura exactement de personne avant ce moment, et encore ca peut toujours changer entre le vendredi et le samedi.

Pour le moment je n'ai jamais garde un cheque (hein JB) tous simplement car je l'ai toujours su assez tot. mais si un jour j'ai 4 personne qui ne viennent pas le Jour J sans prevenir je serait obliger de garder les cheque pour eviter les pertes, car on a un budget au plus juste.

Pour ce qui est des poules... il n'y a pas que les desistements, il y a aussi celui qui change sa liste car il a pas peint tel ou tel truc qu'il a pas les bonne fig, qu'il a changer d'avis, qu'il s'est fait rouster hier soir...

A mon avis il n'y a pas de solution pour les tournoi ou il reste des place, par contre les grand qui joue a guichet fermer peuvent s'en sortir en ne prennant pas de reservation sans cheque + liste.

[Lapin Rouge]

Avec une date butoir pour les inscriptions bien avant la date du tournoi et une bonne liste d'attente, on arrive à gérer assez facilement les désistements. En revanche, les poules doivent être faites au dernier moment.

Il est quand même agaçant de voir que beaucoup trop de gens ne regardent que leur nombril, et s'inscrivent "au cas où ils seraient là". Autre situation lourdingue: les responsables de clubs ou d'équipes qui inscrivent x personnes, dont la moitié perd sa motivation au fur et à mesure des semaines.

Que faire?

- Avoir une date butoir de réception des listes et chèques suffisamment longtemps avant le tournoi pour pourvoir au remplacement des désistés, mais pas trop non plus pour que les gens se sentent concernés par la date.

- Ne pas prendre de pré-inscriptions sur le forum

- Ne pas accepter que quiconque inscrive un camarade

Beaucoup plus problématique, des joueurs qui ne viennent pas le jour même, sans avoir prévenu. En cas de poules de niveau, c'est vraiment embêtant. A moins que ces gens aient une vraiment bonne raison et aient la politesse de s'en excuser, c'est liste d'attente illico pour le prochain tournoi.

Pour les tournois nantais l'année prochaine, j'essaierai peut-être un système d'invitations pour une partie des participants: ça me permettra d'éviter que des gens sûrs que je suis content de voir autour des tables se retrouvent sur liste d'attente...

[Beno007]

Il y a aussi l'option tournoi dans un club de vacances pour avoir un WAF au top niveau

J'ai cru entendre ca la semaine dernière entre 2 palots du lapin

Beno, WAF manager

[Skalf]

Avant toute chose, se sont des associations qui réalisent des tournois et la loi 1901 indique clairement que l'on ne doit pas générer de bénéfice

.

Bon déjà ça c'est des couneries hein...on peux tout à fait dégager des bénéfices en étant une association ( et qui dit bénéfices ne dit pas forcément redistributions entre les sociétaires)..ce n'est parce qu'une loi a été rédigée en 1901 qu'elle n'a pas évoluée...

Pour le reste, je suis assez d'accord avec ce qui a été dit, attaquer le portefeuille reste la solution la plus "rassurante" pour l'orga.

Par contre:

Mais on impose à personne de s'inscrire ! Tout l'intérêt est là au contraire : aujourd'hui les tournois annoncés 6 mois à l'avance se remplissent en moins de 2 jours. Force est de constater que les joueurs ne se posent plus la question de leur disponibilité à la dite date, mais au contraire s'inscrive en pensant "Au moins ma place est assurée, au pire je me dé-inscrirais" !

Le problème vient aussi de l'éloignement de la date du tournoi par rapport à son annonce et à la prise des inscriptions..car qui sait si 6 mois à l'avance que son week end ne sera pas occupé par quelque chose de plus urgent...pour moi je ne vois pas si loin que çamais je suis peut être le seul. Je raisonne comme tu l'as dit, car savoir si on aura un mariage ou n'importe quel autre événement à la dite date est quelque peu difficile...tant que l'on informe suffisament à l'avance, je vois pas le problème.

Skalf.

Modifié le 21 août 2005 par Skalf

[Menkiar]

Perso, je me suis souvent désité ces dernières années, et je comprend pas que les orgas ne veulent pas encaisser mon chèque pour les rares cas où je m'étais reelement inscrits (finalement je me suis pas tant désistés  ). Ca me parait la moindre des choses, et malgré mon rappel à l'orga à ce propos, le chèque est détrut. Ca me parait être trop facile pour le joueur alors.

Moi j'ai encaisser ton chéque JB

Bon je t'ai dit que tu etais inviter pour le prochain, comme ca je suis sur que tu reviendras au moins...

Il y a aussi l'option tournoi dans un club de vacances pour avoir un WAF au top niveau

Un hotel trois étoiles ca va??

B)

Menkiar qui pense au prochain villeneuve d'ascq....

[Meuh]

Le problème vient aussi de l'éloignement de la date du tournoi par rapport à son annonce et à la prise des inscriptions..car qui sait si 6 mois à l'avance que son week end ne sera pas occupé par quelque chose de plus urgent...pour moi je ne vois pas si loin que çamais je suis peut être le seul. Je raisonne comme tu l'as dit, car savoir si on aura un mariage ou n'importe quel autre événement à la dite date est quelque peu difficile...tant que l'on informe suffisament à l'avance, je vois pas le problème.

La dessus, je pense qu'il y a 2 ecoles : ceux pour qui ne peuvent pas prévoir à l'avance, et ceux qui preferrent prévoir à l'avance. Dans la 2eme catégorie, je pense que c'est principalement du au WAF, qui est beaucoup plus facile a gerer a moyen terme.

Ceci dit, on est d'accord que 6 mois c'est bcp, alors que 3 mois suffisent amplement.

Meuh

[DU-An Ra]

Entièrement d'accord pour dire que 6 mois c'est beaucoup trop tôt pour annoncer un tournoi ! Hélàs, trois fois hélàs, de nos jours c'est un peu la course entre les orgas pour "réserver" une date qui convienne, d'ou ces annonces longtemps à l'avance : effet "je me pose à cette date et j'ai du monde qui vient" garanti. Faut-il discipliner un peu les choses ? Forcer les orgas à ne pas faire d'annonce trop longtemps à l'avance ?

[Meuh]

Entièrement d'accord pour dire que 6 mois c'est beaucoup trop tôt pour annoncer un tournoi ! Hélàs, trois fois hélàs, de nos jours c'est un peu la course entre les orgas pour "réserver" une date qui convienne, d'ou ces annonces longtemps à l'avance : effet "je me pose à cette date et j'ai du monde qui vient" garanti. Faut-il discipliner un peu les choses ? Forcer les orgas à ne pas faire d'annonce trop longtemps à l'avance ?

Une solution serait d'anoncer les dates d'un tournoi 6 mois à l'avance pour :

- que les orgas des autres tournois le prennent en compte dans leur organisation.

- que les joueurs qui voient a long terme puisse eventuellement reserver leur week end.

Après ca, il faudrait lancer les "préinscriptions" environs 3 mois avant le jour J, toujours dans le meme objectif : eviter les désistements.

Meuh

[ries]

Sinon, on envoit 2 chèques de 10 €, et 1 est rendu le jour du tournoi.

Ries, en passant

[Sgt MERLOT.]

Salut,

Allant organiser pour la 4ème année le tournoi de Fronton, cela fait déjà 3 ans que je me frotte au problème de désistement et me fait à chaque fois un sang d'encre à avoir un cancer de l'.... .

Enfin bref!

Je pense avoir trouver un truc assez infaillible, mais reste pas évident à mettre en oeuvre car nécessite pas mal d'orgas!

Dans beaucoup de tournois sont faites des poules de 4 joueurs, puis des rondes suisses : ainsi le nombre de joueurs doit être un multiple de 4 et peu importe si on avait prévu 60 joueurs et que le jour J, il n'y en a plus que 56!

Donc, il faut considérer le nombre minimum d'arbitres/organisateurs nécessaires au tournoi. Je prends l'exemple de 4 (3 arbitres et un orga s'occupant de la buvette,..).

Ainsi, nous avons :

3 arbitres

1 orga buvette

1 orga buvette aide

1 orga polyvalent (pouvant noter la peinture, aidé à la buvette, à l'arbitrage,...)

1 joueur (de réserve) qui de base est compté dans le nbre de joueurs du tournoi et joue!

Donc, s'il n'y a pas de désistement , pas de problème!

1 désistement : l'orga buvette-aide joue

2 désistements : l'orga buvette-aide + l'orga polyvalent jouent

3 désistements : le joueur de réserve ne joue pas (donc les 3 désistements + le fait que le joueur de réserve ne joue pas nous fait retomber sur un multiple de 4).

4 désistements , pas de problème!

Ainsi, on peut parvenir à pallier à n'importe quel nombre de désistements mais nécessite un nombre plus ou moins nombreux d'organisateurs capables de s'adapter !

L'exemple donner plus haut sera utilisé à Fronton en 2006 : si vous avez des remarques je suis tout ouïe!

Modifié le 20 novembre 2005 par Sgt MERLOT.

[Invité Aekhold]

Bien que les solutions proposé son bonne et on applique le principe des joueurs tampons et des round suisse reste que se nombre est limiter et qu’on espère que ce nombre suffira sur un tournoi de 32 on a prévue 4 et 5 joueur tampon sur les deux jour sur 32 sa risque d’aller.

Reste que je me pose une question vue qu’on fait les inscriptions sur T3 et quand générale, tout se passe sur warhammer Forum et surtout sur warhammer tournoi , ne serait il pas intéressant que les organisateurs de tournois ce fédére pour savoir tel joueur est indésirable ces désister 3 fois dans l’année sans raison etc.

Ou de proposer un système de blocage ou qui demande une pré inscription sur le forum ce qui permet de voir les joueurs indésirable ou de les sanctionnés avec un système de blocage les empêchant de participer à ce tournois.

Peu être que certain Organisateur ne me comprenne pas car le bute est d’avoir des joueurs mais peut on dire qu’un joueur qui ces désister plus de trois fois dans la même année est vraiment un joueur motiver qui à de grande chance de venir.

Voilà.

Modifié le 15 mars 2006 par Aekhold